Réunir ses clients pour partager un moment à la fois professionnel et convivial est devenu pour beaucoup d'entreprises une pièce importante de leur dispositif commercial. « Nos clients nous disent qu'ils organisent des opérations à destination de leurs clients depuis longtemps. Mais la connaissance des relations clients et de ses outils qui s'est développée fortement depuis dix ans fait que l'on parle aujourd'hui encore davantage des séminaires clients », estime Nicolas Charvet, directeur général de l'agence Tématis, basée à Marc en Baroeul. Pour certaines entreprises, le séminaire client est donc un outil bien identifié, tant sur le plan du marketing que de la communication et du développement commercial. Mais pour d'autres, notamment issues des rangs des PME, ce terrain est beaucoup moins maîtrisé. Dommage, car ce type d'événement semble plutôt adapté à leur profil. « Ce type d'action s'inscrit davantage dans une stratégie réfléchie pour des entreprises qui communiquent moins en volume traditionnel, qui privilégient les actions de communication de proximité, vis-à-vis de leurs clients », confirme Jean-Philippe Delage, dirigeant fondateur d'EPS Organisation.
Sur-mesure
Bien pensé, le séminaire clients est donc un moment important, car il fournit l'occasion privilégiée de resserrer les liens avec les clients et les fournisseurs en leur faisant vivre un moment fort et des émotions partagées. Le but ultime ? « Rendre ce moment unique et magique », insiste Esther Baruchel, qui dirige le courtier en ligne Unseminairereussi.com, spécialisé dans les prestations liées aux séminaires et incentives. Et pour arriver à ce résultat, il faut accepter d'ouvrir le portefeuille « Il ne faut pas lésiner sur le budget. Mieux vaut ne rien faire que de faire un événement au rabais », considère Béatrice Bellanger, de l'agence d'organisation événements Event Success, qui dispose de deux agences à Fontainebleau et dans les environs de Montpellier. Autre élément essentiel à la réussite : le temps. Pour arriver à l'objectif escompté, tout doit être pensé, envisagé et anticipé. C'est pourquoi beaucoup d'entreprises préfèrent généralement déléguer l'organisation et la conception à une équipe spécialisée. « Nous travaillons en amont avec le client pour comprendre ses objectifs, le cadre dans lequel il intervient, les valeurs de l'entreprise, sa culture et son histoire pour coller véritablement à sa personnalité. Mais nous cherchons aussi à connaître l'objectif de l'entreprise, à savoir s'il n'y aura qu'un seul ou plusieurs clients présents. Il faut également bien définir la relation des clients entre eux et avec l'invitant », explique Nicolas Charvet. « Nous nous attachons toujours à comprendre le message à transmettre aux invités. Chaque projet est différent », complète Jean-Philippe Delage, qui constate, depuis une dizaine d'années, une réduction du délai d'organisation : " On est dans le " dernière minute " ».
Capitaliser sur l'événement
Si les séminaires clients créent du lien, c'est ensuite aux commanditaires de réussir à exploiter commercialement cette expérience commune. Pour ce faire, il faut créer les conditions du dialogue. « Il est important de prévoir du temps d'échange individuel au cours d'un séminaire : c'est ce lien qui fait toute la valeur ajoutée. C'est l'élément stratégique », insiste Nicolas Charvet. Aussi est-il préférable est que le groupe ne soit pas trop étoffé. « Moins il y a de personnes, plus cela a d'impact. À dix ou vingt personnes, l'organisation n'est pas tributaire d'une logistique démesurée. Sinon, ça devient l'usine », poursuit le dirigeant de Tématis. Pour Béatrice Bellanger, « de petits événements permettent de garder la convivialité ». Car derrière l'événement sympathique, l'objectif est assumé : il s'agit de créer des leviers commerciaux qui se traduiront par une augmentation des ventes, une plus forte fidélisation, même s'il est parfois difficile de calculer les retombées de l'événement. « Soigner ses clients est au final toujours positif pour une entreprise », assure Nicolas Charvet. Logique, non ?
Qu'il se passe en France ou à l'étranger, sur une soirée ou sur plusieurs jours, le séminaire clients constitue un outil de communication, de marketing et de développement commercial pour les entreprises qui en sont à l'origine. À condition de préparer minutieusement ce rendez-vous ! Dossier réalisé par Audrey Reinhardt
