Quelle était votre problématique lorsque vous avez décidé de faire appel au no-code ?
Le point de départ a été la gestion de notre planning de personnel. Nous utilisions un tableur à l’ancienne, modifiable par une seule personne à la fois. C’était très chronophage car il demandait énormément de saisie, ce qui pouvait générer des erreurs et des problèmes de communication entre les équipes, voire de la tension et donc une perte d’efficacité vis-à-vis de nos clients. Au-delà d’une quinzaine de salariés en interne, on fait aussi beaucoup appel à des extras qui viennent d’un peu partout. Il arrivait souvent que certains d’entre eux n’arrivent pas à l’heure parce qu’ils n’avaient pas été prévenus suffisamment tôt et ne pouvaient pas consulter leur planning à distance.
Le respect des horaires étant fondamental dans notre métier, j’ai commencé à me renseigner sur les outils disponibles sur le marché. J’ai fini par rencontrer Kim-David Nguyen et Karen Guillerm, les dirigeants de l’entreprise brestoise de formation Breizh e-nov, lors d’un petit déjeuner organisé par le Technopôle Brest-Iroise. Ils m’ont rapidement expliqué le concept du no-code, qui m’a tout de suite séduite.
Quel a été le processus pour créer vos propres outils no-code ?
Ça s’est déroulé beaucoup plus rapidement que ce que je pensais. J’ai commencé par leur expliquer ma problématique afin de définir un cahier des charges. J’ai suivi trois journées de formation durant lesquelles Kim-David et Karen m’ont expliqué l’esprit du no-code, la méthode à adopter et les différents outils à disposition. Pour faire simple, il s’agit de paramétrer des modules existants que l’on connecte entre eux. C’est très ludique, car on peut tout de suite mettre en pratique ce que l’on apprend et construire son propre outil durant la formation. J’ai ensuite travaillé dans mon coin durant deux mois, en parallèle de mon travail habituel. Après une quatrième journée de formation durant laquelle Kim-David et Karen m’ont suggéré d’autres idées, j’avais un outil complètement opérationnel.
Quels ont été les bénéfices de ce nouvel outil de gestion de planning ?
Aujourd’hui, on a un planning accessible et administrable depuis n’importe où, mis à jour en temps réel et sur lequel on peut travailler à plusieurs. Il est aussi capable d’envoyer des SMS aux salariés, et les extras disposent d’une application qui leur permet de pointer pour faire leur relevé d’heures et indiquer leurs disponibilités. Au final, ça nous a permis, à moi et mon autre collègue du service, d’économiser chacune 2,5 jours par semaine, ce qui nous permet de nous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et d’être beaucoup plus disponibles pour nos clients. On ne perd plus de temps à régler des frictions en interne et on a énormément gagné en sérénité et en cohésion car la communication est beaucoup plus fluide.
Quelles autres fonctions avez-vous automatisées ?
Au fil de nos échanges avec Breizh e-nov, il est apparu que nos besoins allaient bien au-delà de la gestion de planning. J’ai, par exemple, créé un outil pour automatiser la création et la gestion des contrats de travail, ainsi que la gestion des congés. J’ai aussi développé une petite application en cuisine pour passer des commandes, et automatisé la création de devis et la gestion des relances clients pour nos commerciaux. J’ai aussi automatisé le recueil d’informations pour la prise de commande pour nos clients, grâce à un formulaire en ligne. Au-delà de gagner en efficacité, ces nouvelles fonctionnalités nous permettent aussi de nous différencier en termes d’image vis-à-vis de nos clients.
Combien tout cela a-t-il coûté ?
Aux alentours de 9 500 euros pour le lancement et la première année d’utilisation. La formation coûte environ 1 000 euros par jour et par personne, ce qui est finalement peu, compte tenu du temps de travail économisé et du gain en efficacité que nous ont apporté ces outils. À cela s’ajoutent les abonnements aux différents modules, qui nous coûtent environ 4 800 euros par an. Ce chiffre varie selon les années, car l’utilisation de certains modules fonctionne sous forme d’abonnement, tandis que d’autres sont facturés au clic. Au final, les solutions du marché nous auraient coûté environ 60 % de plus et nous auraient demandé davantage de saisie. À titre de comparaison, un logiciel du marché qui avait attiré mon attention nous aurait coûté aux alentours de 19 000 euros pour l’intégration et la première année, puis environ 13 000 euros par an. C’était un véritable pari pour Dominique Le Borgne, notre dirigeant, qui nous a fait confiance sans savoir si le résultat serait concluant.
L’adoption d’un nouvel ERP peut parfois déstabiliser les équipes. Ces nouveaux outils ont-ils été difficiles à mettre en place en termes de conduite du changement ?
Le fait de les avoir créés en interne fait que les collègues sont encore plus motivés pour s’en emparer. Ils me demandent aussi régulièrement des modifications. J’ai déjà intégré un nouvel ERP par le passé, et ça n’a rien à voir en termes d’adhésion. J’avais un peu peur que certains de nos extras ou de nos salariés qui ne sont pas férus d’informatique soient un peu frileux. Mais au final l’adoption est incroyable puisqu’on arrive à 100 % d’utilisation, sans même avoir eu besoin de les former.
