Des cabinets spécialisés se sont créés ces dernières années pour accompagner l'entreprise dans son projet avec l'apparition d'un concept venu une fois encore des pays anglo-saxons: le move management. «C'est une notion qui englobe l'ensemble des prestations et des composantes d'un transfert: conception, organisation et pilotage du transfert lui-même», explique Jean-Christophe Lépissier, du cabinet Pentagonal. Il ne s'agit pas seulement d'amener à bon port tel carton, telle armoire ou tel serveur informatique. Une entreprise en mobilité doit s'interroger aussi sur les éventuelles modifications à porter aux contrats de travail, sur l'information de l'URSSAF, du centre des impôts et autres caisses obligatoires ou non, s'inquiéter des changements au greffe du tribunal de commerce. Sur le plan opérationnel, c'est aussi de prévoir le délai de mise à disposition de lignes de télécommunications spécialisées, par exemple. Première règle de base: anticiper son transfert très en amont et privilégier une période à contre-courant du cycle de production, quand c'est possible. Exemple: un fabricant de cartables privilégiera l'hiver plutôt que les mois précédents la rentrée scolaire!
Réflexion fonctionnelle
Deuxième point clé: la nomination au sein même de l'entreprise d'un chef de projet qui fera fonction d'interface. «La première étape, c'est une réflexion fonctionnelle préalable avec les opérationnels pour définir l'organisation spatiale dans un souci d'optimisation. Les promoteurs livrent en général des plateaux nus. Il convient de définir très tôt comment cet espace sera organisé pour déterminer le plan d'arrivée», explique Jean-Christophe Lépissier. Et de souligner que «dans un déménagement, il est rare que quelque chose se perde. Mais il arrive que les éléments n'arrivent pas au bon endroit, ce qui est source de perte de temps, voire d'énervements.» Cette phase implique à la fois la direction générale, les services généraux, les responsables télécoms, etc. mais aussi la DRH. Commence alors la phase d'identification de chaque élément à transférer, poste par poste, service par service. L'ensemble de cet audit conduit à l'établissement du cahier des charges qui débouche sur le choix du ou des déménageurs, selon que la spécificité de l'entreprise oblige au recours de spécialistes - déménagement de l'informatique, par exemple. Jean-Christophe Lépissier préconise la voie de l'appel d'offres pour les transferts importants. «Il y a de très bons déménageurs qui peuvent effectuer le transfert de 500 personnes en un week-end. À la condition que l'opération ait été planifiée très en amont. Dans le cas contraire, quel que soit le professionnalisme du déménageur, un transfert mal préparé ou réalisé dans l'urgence peut virer à la catastrophe», prévient-il.
Pour toutes les entreprises?
Question: le move management s'adresse-t-il à toutes les entreprises? «Il y a un vrai calcul à faire, répond Jean-Christophe Lépissier. Dans des métiers à très forte valeur ajoutée, le coût horaire d'un salarié est souvent très élevé et il est économiquement peu rentable de l'affecter à d'autres tâches que son métier pour deux ou trois mois. En revanche, quand l'entreprise est en sous-production ou en sous-régime, utiliser les ressources internes peut s'avérer intéressant. À condition de choisir des collaborateurs dotés d'un solide sens méthodologique et logistique!»
Parce qu'il engage l'entreprise bien au-delà des opérations physiques qui lui sont liées, un déménagement implique aujourd'hui une réflexion globale très en amont du transfert lui-même. Ce qu'on appelle le move management outre-Atlantique.
