En France, la législation ne rigole pas avec l’organisation des repas au travail. L’employeur est tenu de respecter un certain nombre de règles. À commencer par l’aménagement d’un espace "pause déjeuner". Selon l’effectif de l’entreprise, l’employeur doit en effet installer une salle de restauration ou aménager plus simplement un emplacement pour que les salariés puissent se restaurer. Il n’est pas obligé de créer un restaurant d’entreprise et peut interdire aux salariés de prendre leurs repas dans les locaux affectés au travail.
Coin repas ou local aménagé ?
Pour les entreprises de moins de 50 salariés, l’employeur doit mettre à disposition un emplacement pour se restaurer, sans obligation d’y installer un équipement de conservation ou de réchauffement des plats, ni même de robinet d’eau potable, ou d’y disposer chaises et tables en nombre suffisant. Il suffit que l’emplacement permettre au personnel de se restaurer dans de bonnes conditions d’hygiène et de sécurité.
L’emplacement peut être aménagé dans les locaux affectés au travail, uniquement s’ils ne comportent pas l’emploi ou le stockage de produits dangereux. Une déclaration datée est alors obligatoire auprès de l’inspection du travail ou du médecin du travail. Après chaque repas, l’employeur doit faire nettoyer le lieu de restauration et ses éventuels équipements.
Pour les entreprises de 50 salariés et plus, l’employeur doit mettre à disposition un local de restauration aménagé. Il doit consulter le comité social et économique et l’équiper de moyen de réfrigération des aliments et des boissons, d’installation pour réchauffer les plats, d’un robinet d’eau potable, fraîche et chaude. Ce local doit être en mesure d’accueillir au moins 10 personnes et être équipé de chaises et de tables en nombre suffisant. L’employeur est tenu de faire nettoyer le local de restauration et ses équipements après chaque repas.
Dans les entreprises ayant plusieurs établissements, l’effectif est décompté par établissement : entreprise ou établissement avec au maximum 49 salariés ; entreprise ou établissement de 50 salariés et plus.
Attention, un employeur qui avait un local de restauration avant le 1er janvier 2020, parce que la réglementation antérieure l’obligeait, doit conserver ce local jusqu’au 31 décembre 2024, même s’il ne répond pas à la nouvelle condition d’effectif. Rappelons qu’il est interdit de laisser entrer et séjourner des gens en état d’ivresse dans les lieux de travail. Le règlement intérieur peut limiter ou interdire la consommation de boissons alcoolisées y compris, pendant la prise des repas.
Des titres-restaurant obligatoires ?
Le titre-restaurant est un titre de paiement qui permet au salarié de payer son repas, s’il n’a pas de cantine ou de restaurant d’entreprise. L’employeur n’est pas obligé de remettre des titres-restaurant à ses salariés. Il peut préférer mettre à leur disposition une cantine ou une salle de restauration ou encore leur verser une prime de déjeuner (ou prime de panier).
S’il choisit d’accorder des titres-restaurant, le salarié a droit à un titre par repas dans son horaire de travail journalier, qu’il soit à temps plein ou partiel, intérimaire ou stagiaire. Dans le cas des salariés à temps partiel, l’horaire de travail doit être entrecoupé d’une pause repas. Le salarié qui ne travaille que le matin ou que l’après-midi ne bénéficie pas de ticket restaurant.
L’employeur détermine librement le montant de la valeur des titres-restaurant, sachant que, pour être exonérée des cotisations de Sécurité sociale, la contribution patronale doit obligatoirement être comprise entre 50 % et 60 % de la valeur du titre. Le reste est à la charge du salarié.
L’exonération maximale de la participation patronale des cotisations de sécurité sociale est fixée à 5,69 € par titre pour l’année 2022. Si la contribution de l’employeur dépasse cette limite, ce qui n’est pas interdit, la fraction de la contribution excédant le plafond légal est réintégrée dans l’assiette des cotisations sociales, base sur laquelle sont appliqués les taux des différentes cotisations et contributions de l’entreprise.
À noter que le salarié n’est pas obligé d’accepter les titres-restaurant (dans ce cas, il en informe l’employeur), mais un accord collectif peut l’imposer.
Les titres-restaurant peuvent se présenter sous plusieurs formats : tickets papier sous forme de chéquier, carte à puce prépayée et rechargeable, accès à une application sur téléphone mobile. Ils sont utilisables pendant l’année civile de leur émission et en janvier et février de l’année suivante. Si le salarié quitte l’entreprise en possédant des titres-restaurant non utilisés, il peut en demander le remboursement à son employeur.
Dans quels cas accorder une prime de panier ?
Contraints de manger sur un chantier ? La prime de panier est une indemnité qui existe dans le BTP, mais qui peut concerner plus largement tous types de salariés. La prime de panier est une indemnité accordée par l’employeur et destinée aux salariés en déplacement hors des locaux de l’entreprise - sur en chantier, chez un client, pour un salon -, ainsi qu’aux salariés présents dans l’entreprise mais à des horaires atypiques (de nuit par exemple).
La prime de panier est déductible de l’impôt sur le revenu, dans la limite de
6,80 € pour une indemnité sur le lieu de travail, 9,50 € pour repas hors locaux d’entreprise, 19,40 € si le repas a lieu dans un restaurant lors d’un déplacement.
Ce dispositif concerne notamment les salariés du BTP contraints de manger sur leur chantier. Mais tous les salariés peuvent être concernés – sans limite de salaire - si la prime de panier figure dans le contrat de travail ou leur convention collective. Dans ces deux cas son versement est obligatoire, sauf si le salarié prend son repas à son domicile habituel ; l’entreprise paie ou rembourse le restaurant au salarié ; dans le cas des chantiers, lorsqu’un restaurant d’entreprise est installé sur le site ou que le repas est fourni par l’employeur ; la prime de panier est exonérée de cotisations sociales.
