Pensez «vagues»
En matière d'intégration en nombre, opter pour des arrivées «individualisées» afin de donner au salarié l'impression d'être valorisé a tout de la «fausse bonne idée». «Si vous allez recruter dix salariés d'une fonction identique sur une période de temps réduite, faites en sorte de les accueillir autant que possible de façon simultanée. Cela permet d'assurer une uniformité des messages délivrés, d'économiser le temps consacré par vos managers à l'intégration, mais cela créera aussi un sentiment bénéfique chez vos nouvelles recrues: elles ont l'impression de constituer une nouvelle équipe. Cela soude», insiste Pascal Duquesne, responsable de l'activité Conseil et Formation du cabinet RH H30.
Préparez des outils
Rédigez un livre d'accueil, qui doit à la fois présenter les valeurs de l'entreprise, mais également faire office de véritable guide pratique: comment accéder aux différentes parties du site ? quels sont les codes d'accès au parking ? quelles sont les coordonnées des interlocuteurs sociaux ? etc. Donnez aussi des réponses aux questions pratiques les plus fréquemment posées. Un «trombinoscope» est également toujours bienvenu.
Sensibilisez les collaborateurs en place
«Nous avons mené une opération de communication interne afin de les sensibiliser à l'accompagnement des nouvelles recrues, à les inciter à aller vers elles et à ne pas laisser s'installer de "blancs"», témoigne Soushila Mookien, DRH de la PME roubaisienne internet et télécom OVH, qui déjà recruté 120 personnes cette année. Ces initiatives peuvent également permettre de créer des vocations de tuteurs, chargés d'être les référents des nouveaux arrivants lors de leurs premiers pas dans l'entreprise. «Pour notre part, nous avons mis en place un système de parrainage, en faisant en sorte que le parrain ne se trouve pas dans le même service que le filleul. Cela permet de décloisonner l'entreprise», poursuit Soushila Mookien.
Sachez moduler
Toute phase d'intégration doit inclure des formations pratiques (règles administratives, présentation des managers,etc) et techniques (outils logiciels, process métiers,etc.) d'une à plusieurs journées. Ce temps doit être adapté à la technicité des métiers, et surtout à la façon dont ils seront exercés. Si les collaborateurs sont amenés à partir travailler sur un site distant, soyez très solide sur le transfert de compétences afin d'éviter des difficultés ultérieures complexes à résoudre à distance.
Laissez le temps au temps
L'intégration se fait sur la durée. Pour encadrer le processus, Emmanuel Gaydon, Consultant formateur au sein de CSP Formation Rhône-Alpes, préconise la mise en place de rendez-vous mensuels pour faire le point sur l'avancement et les difficultés.
Fixez des objectifs
Afin de guider les salariés, fixer des objectifs techniques ou commerciaux par paliers: à trois mois, à six mois, à douze mois. Cela permet de cadrer les attentes et de participer à une mise en confiance graduelle. Et n'oubliez jamais une règle de base dans vos attentes: «un collaborateur a un an pour apprendre, un an pour maîtriser et un an pour se faire plaisir», rappelle Pascal Duquesne.
Accueillir de nombreux nouveaux collaborateurs ne s'improvise pas, sous peine de rater leur adaptation à la culture de votre PME. Certains process sont donc essentiels.
