Qu’ils soient peu ou pas initiés aux outils digitaux, les dirigeants et collaborateurs d’entreprises peuvent aujourd’hui trouver des outils faciles à prendre en main, souvent freemium (avec une version gratuite) et qui répondent à trois grands axes de travail dans les entreprises : réunions, vie de l’entreprise, gestion de projets. Au sein de l’agence digitale rennaise Voyelle, Florian Chaillou, ergonome, et Céline Guézou, conseil en innovations digitales, accompagnent les entreprises dans le choix et le déploiement d’outils collaboratifs. Ils livrent les avantages et les limites de quelques solutions qui facilitent le télétravail et qui sont adaptées à des entreprises qui n’ont pas l’habitude du travail à distance.
Des réunions à distance
Indispensables à la vie de toute entreprise, les réunions de travail « où l’on se voit », même si c’est virtuellement, gardent une force indéniable. Voici les outils conseillés par Florian Chaillou, et Céline Guézou.
Zoom : un phénomène et une polémique. C’est un des phénomènes de cette année 2020. Utilisable sur Windows, Mac, Linux, Ios et Android, l’outil de visioconférence Zoom permet non seulement le partage de l’image et du son de chacun des participants (jusqu’à 100), mais aussi le dialogue par chat, le partage de son écran ou l’échange de documents, ainsi que l’envoi d’invitations et l’intégration aux agendas Outlook et Gmail. Un outil agréable et complet.
Avantages : fiabilité (réputation construite sur les webinars et conférences en ligne), facilité de prise en main.
Limite : en version gratuite, la durée de la visioconférence est limitée à 40 minutes. Il faut donc en programmer plusieurs à suivre, si l’on veut tenir sur la durée… ou passer à la version payante. L’entreprise a aussi été au centre d’une polémique, parce qu’elle collecte des données personnelles sur ses utilisateurs. Dans un communiqué, ses dirigeants assuraient fin mars qu’ils avaient modifié leur application pour qu’elle ne puisse plus fournir des informations pouvant être utilisées à des fins publicitaires par Facebook.
Microsoft-Teams, le réseau d’Office 365. Cet outil mérite d’être cité. C’est le réseau social d’entreprise de la Suite Office 365, qui mixe Skype et des fonctions très proches de Slack (voir ci-dessous).
Avantage : fiable.
Limite : l’outil n’est pas gratuit, car réservé aux entreprises adossées à la suite Microsoft.
Messagerie instantanée : vie quotidienne de l’entreprise
Rester en contact quotidien avec des équipes entières dispersées, c’est possible et facile aujourd’hui avec un seul outil. Mieux vaut ne pas opter pour WhatsApp ou Messenger, qui sont peu adaptés aux usages professionnels.
Slack, la conversation s’organise. C’est l’outil ultra-prisé du moment. Slack est une plateforme de messagerie instantanée, où les conversations se font par « canaux » (comme les chaînes d’une télé) : canal pour conversation entre deux personnes qui se choisissent ou canaux créés selon les thématiques dont l’entreprise a besoin. Exemples : par équipes, par métier, par projet, par thématique…
Avantages : gratuit. Contrairement à un fil de conversation unique (WhatsApp ou Messenger), Slack permet d’organiser des flux de conservation multiples. Exit la lourdeur et la non-instantanéité des e-mails. Fini le méli-mélo des échanges sur fil unique.
Limite : elle est dans la force de l’outil. Très adapté à l’entreprise, Slack est plutôt dédié à un usage interne.
Teams et HangOuts-Meet, adossés à Microsoft et Google. Ces deux outils peuvent également être cités. Leurs fonctionnalités sont proches de Slack.
Avantage : fiables.
Limite : ces deux outils sont payants, car respectivement adossés aux suites Microsoft et Google, que l’entreprise doit acheter.
Gestion de projets : les outils de coordination
Comment coordonner activités et projets en cours, quand les collaborateurs sont éparpillés aux quatre coins du territoire ? Deux outils très fonctionnels se distinguent.
Trello, pour les projets modestes. L’incontournable outil de gestion de projet, facile à prendre en main. Plus besoin de jongler entre e-mails, feuilles de calcul et autres outils. Avec Trello, on gère un projet en un seul endroit, de A à Z.
Avantage : un côté presque ludique, gratuit jusqu’à 10 tableaux. Idéal pour se lancer, avant de passer à des outils plus puissants, si besoin.
Limite : à réserver aux projets modestes.
Asana, pour la gestion multiprojets. Outil de gestion de projet d’entreprise, plus puissant, permettant la gestion multiprojets. Asana permet de planifier, organiser et gérer le travail d’équipe. Grâce à cet outil de collaboration, on coordonne les tâches d’équipe pour que tous les membres connaissent les responsabilités de chacun, partagent commentaires, fichiers et mises à jour. Vue d’ensemble du travail pour que les équipes se chargent des bonnes tâches au bon moment.
Avantages : une version freemium, la puissance.
Limite : une prise en main moins évidente que pour Trello.
Des outils plus élaborés, parfois gratuits
Les outils cités précédemment sont plutôt adaptés à des entreprises qui veulent se familiariser avec les outils de travail à distance. Le marché regorge d’autres solutions, qui peuvent être plus adaptées à des demandes spécifiques, plus robustes au niveau de la sécurité des données ou disposant de plus de fonctionnalités.
Avec la crise sanitaire du coronavirus, un certain nombre d’éditeurs proposent gracieusement leurs outils aux entreprises leurs outils. C’est par exemple le cas de l’entreprise rennaise Klaxoon (240 salariés) qui développe des outils collaboratifs pour les réunions de travail à distance et qui offre sa solution pour une durée de trois mois d’essai. Concurrent de Klaxoon, la start-up nantaise Beekast propose une offre similaire, gratuite pendant trois mois pour 20 participants.
De son côté, l’entreprise alsacienne Systancia propose, là encore gracieusement pour quelques mois, un service permettant d’accéder en toute sécurité aux postes de travail et aux applications de l’entreprise, depuis n’importe quel ordinateur.
Beaucoup d’autres entreprises proposent des offres spéciales liées à la mise en place du confinement, suite notamment à l’appel du secrétaire d’État chargé du Numérique Cédric O, qui a demandé aux acteurs de la tech de rendre tout ou partie de leurs offres gratuites. Le site du ministère de l’Économie liste une trentaine de propositions émises par les entreprises pour faciliter le travail à distance.
