Management

Comment bien intégrer ses stagiaires ?

Par Gilles Cayuela, le 21 juin 2018

Avant d'accueillir un stagiaire, il est indispensable de bien préparer sa venue. Pour qu'il se sente à l'aise bien sûr, mais également pour qu'il puisse mener à bien la mission qui lui sera confié et ce tout au long de la période. 

L'accueil d'un stagiaire nécessite, de la part de l'entreprise, un minimum de préparation avant même son arrivée dans les locaux. — Photo : Phovoir

À l’approche de l’été, les entreprises sont souvent sollicitées par les écoles pour recruter des stagiaires. Des stages d’été qui, pour s’inscrire dans une relation gagnant-gagnant, doivent bien entendu être préparés en amont par l’entreprise. « Chez Tournaire, nous accueillons en moyenne une dizaine de stagiaires par an et tous se voient confier une vraie mission. L’an passé, nous avons pris un étudiant de l’Enise. C’est lui qui a travaillé en étroite collaboration avec Dassault Systems pour créer notre nouvelle application qui permet de commander en ligne sa bague sur-mesure. Depuis, nous l’avons embauché », explique Mathieu Tournaire, directeur général de la bijouterie et joaillerie Philippe Tournaire (2,6 M€ de CA en 2017 ; 50 salariés), à Montbrison.

Déterminez vos besoins respectifs

Avant d’ouvrir les portes de son entreprise à un stagiaire, il convient donc de réfléchir sur la ou les missions que l’on compte lui confier. « Et forcément, quand on a une mission à accomplir, il y a des objectifs et des outils pour y parvenir, explique Xavier Riondel, coach et référent parcours au sein de l’Académie des Télécoms. Il faut donc s’assurer que le stagiaire aura accès aux outils dont il aura besoin et qu’il aura une certaine autonomie pour les utiliser. Et je ne parle pas que d’outils matériels. Nous avons actuellement une stagiaire qui réalise une étude sur le marché des télécoms dans la Loire. Si on lui donne simplement un ordinateur, elle ne va pas aller bien loin. Mettre des outils à sa disposition, c’est aussi lui donner accès à toutes les personnes dans l’entreprise qui vont pouvoir l’aider et lui donner les bons contacts à l’extérieur pour avancer ».

Photo : Rapaport

Attention toutefois à ne pas fixer au stagiaire une tâche qui l’éloigne de la visée pédagogique de sa formation. « L’idée est de lui proposer une mission intéressante qui soit conforme à ce qu’il a appris et aux compétences qu’il doit développer dans le cadre de sa formation. Compétences qui sont bien entendu inscrites dans la convention de stage », précise Flore Vuillemot, "Culture & Talents Manager" au sein de Captain Contrat, spécialiste du juridique en ligne. Ladite convention figure, en outre, parmi les obligations légales qui s'imposent à l'entreprise recevant un stagiaire.

Prenez le temps de vous connaître

Pour proposer une mission qui soit en adéquation avec les besoins et envies de son stagiaire, encore faut-il « prendre le temps de le connaître, de savoir ce qu’il veut faire plus tard. Il faut aussi prendre du temps pour lui présenter l’entreprise. Bref, il faut connaître l’histoire de l’un et de l’autre et se préparer à créer un petit bout d’histoire en commun », préconise Xavier Riondel.

Outre le livret d’accueil et la traditionnelle présentation aux salariés, il s’avère parfois intéressant de prévoir une courte période d’immersion dans les différents services. « Durant une ou deux journées, nos stagiaires apprennent à connaître toutes nos étapes de fabrication et notre histoire. L’apprentissage de cette culture d’entreprise est capital surtout quand on demande au stagiaire, comme c’est le cas avec le dernier que l’on vient de prendre, de réaliser notre prochain catalogue », développe Mathieu Tournaire.

Faites-lui une vraie place dans l’entreprise

Pour que le stagiaire se sente bien intégré et qu’il soit performant dans sa mission, il faut aussi lui accorder une véritable place au sein de l’entreprise. Outre un espace de travail dédié, il s’agit de lui créer une identité professionnelle. « S’il est amené à échanger avec d’autres collaborateurs ou avec l’extérieur, il faut qu’il puisse disposer de sa propre adresse mail entreprise. C’est capital pour développer son sentiment d’appartenance », insiste Xavier Riondel.

Il faut aussi prendre le soin d’envoyer un mail à ses équipes pour les informer de l’arrivée d’un stagiaire dans leur service. Il n’y a rien de pire qu’un stagiaire qui est parachuté dans un service sans que les collaborateurs soient informés.

Suivez et motivez votre stagiaire

Autre point primordial : le suivi ! « Le maître de stage doit suivre régulièrement son stagiaire pour s’assurer qu’il ne rencontre pas de difficultés dans l’évolution de sa mission », explique Xavier Riondel. « Chez Tournaire, on organise a minima une réunion hebdomadaire entre le stagiaire et le maître de stage. Ces points d’étapes sont primordiaux. Le premier travail que l’on demande d’ailleurs à nos stagiaires, c’est de faire un rétroplanning. Cela permet de les responsabiliser et cela évite aussi qu’ils aient trop de retard dans leur travail », précise Mathieu Tournaire.

Pensez aussi à féliciter et encourager votre stagiaire dans sa progression mais aussi à la fin de sa mission. « Il peut être intéressant de lui montrer le résultat de ce qu’il a produit avant qu’il parte, voire de le faire participer, s’il y a une présentation ultérieure de ce travail. Même si ce n’est pas une finalité mais simplement une conséquence, cela permet aussi de soigner sa marque employeur », conclut Xavier Riondel.

L'accueil d'un stagiaire nécessite, de la part de l'entreprise, un minimum de préparation avant même son arrivée dans les locaux. — Photo : Phovoir