Commande atypique, changement de domiciliation bancaire, demande de virement urgente… Les faux prétextes sont nombreux et la fraude qui cible les entreprises a mille visages et peut coûter très cher.
Pour s’en prémunir la première chose à faire est de mettre en place des campagnes de prévention en interne. Les salariés, en particulier ceux habilités à réaliser des opérations bancaires, sont les cibles privilégiées des fraudeurs qui vont tenter de les faire déroger aux procédures de l’entreprise avec des scenarii bien rodés. En même temps, ces salariés sont aussi ceux qui déjouent régulièrement les tentatives de fraude. Pour leur faciliter la tâche, le dirigeant peut mettre en place des process faisant en sorte que chaque transaction financière soit prise en charge par plusieurs collaborateurs du service comptable, l’un devant par exemple saisir l’opération quand un second doit la valider.
La diffusion de l’information au sein de l’entreprise doit également être parfaitement maîtrisée. Ce contrôle passe par le respect de gestes simples mais contraignants au quotidien, en demandant aux collaborateurs et a fortiori à ceux qui occupent des postes sensibles, mais aussi aux dirigeants, d’être particulièrement attentifs à ne pas laisser de documents importants sur leurs bureaux, ni de sessions ouvertes sur leurs ordinateurs, qu’il s’agisse de données clients ou fournisseurs, de contrats de travail ou de coordonnées bancaires.
Sécuriser ses modes opératoires
Une fois ces réflexes instaurés dans l’entreprise grâce à des piqûres de rappel régulières, le dirigeant peut travailler à sécuriser ses process et modes de fonctionnement avec ses partenaires bancaires. Aujourd’hui, la plupart des établissements bancaires mettent en effet à disposition de leurs clients un service de banque à distance permettant différents niveaux d’habilitation. Le dirigeant est ainsi capable de vérifier la validité d’une transaction à tout moment sur son mobile pour court-circuiter les fraudeurs et protéger ses collaborateurs.
La banque de l’entreprise peut également mettre en place des plafonds de paiement individualisés et des process de sécurisation dédiés en fonction des montants autorisés. Enfin, si le dirigeant ou le salarié habilité réalisent une opération qui sort des procédures habituelles, ils ne doivent pas hésiter à appeler le conseiller bancaire de l’entreprise pour sécuriser la transaction. Face à la fraude, toutes les parties prenantes de l’entreprise ont en effet leur rôle à jouer.
