«Tout d'abord, on n'externalise bien que ce que l'on connaît bien: la démarche consistant à se "débarrasser" de la gestion d'une activité sur laquelle le management de l'entreprise a une mauvaise visibilité est nécessairement promise à l'échec», prévient l'avocate et ingénieur Isabelle Renard, auteur de «L'externalisation en pratique» (Ed. d'Organisation). Afin d'éviter cet écueil, les entrepreneurs doivent donc «ouvrir le capot de l'activité qu'ils envisagent d'externaliser afin d'en faire un vrai audit. Le premier enjeu, c'est de savoir qui, au jour de l'audit, fait quoi dans l'entreprise lorsqu'il s'agit de gérer la fonction à externaliser. «Il sera en effet difficile d'externaliser une fonction répartie entre de multiples intervenants mal identifiés de l'entreprise avant d'avoir dressé une cartographie exacte de l'organisation correspondante, qui n'existait peut-être pas car les choses s'étaient mises en place au fil de l'eau, sans effort particulier de synthèse et de structuration», poursuit Isabelle Renard.
Ne pas oublier la «non-qualité»!
Autre enjeu de cet audit: savoir précisément ce que coûte à l'entreprise la fonction potentiellement externalisable. «Souvent, lorsque l'on demande à un dirigeant ce que le "coût total de possession" (NDLR: coût global incluant les aspects directs et les coûts indirects) d'une de ses fonctions, il va prendre en compte la masse salariale directe de l'activité, éventuellement y connecter les coûts liés aux locaux et aux postes de travail, mais il va minimiser les coûts indirects, mais aussi les coûts liés à une éventuelle "non-qualité", liée à une mauvaise qualité de la prise en charge de la fonction externalisée! Tout cela, il faut pourtant l'intégrer si on veut vraiment pouvoir juger de la pertinence d'une externalisation», insiste Philippe Rassek, associé chez Deloitte, spécialiste des problématiques d'externalisation. Ce travail d'audit n'a d'ailleurs pas qu'une fonction d'analyse et de prospective financière. Elle doit pouvoir permettre à l'entreprise d'établir des éléments clefs d'une externalisation réussie: les indicateurs qui jaugeront la performance de la fonction externalisée. Ces derniers permettront alors de fixer des objectifs clairs au prestataire retenu, ou, à l'inverse, de ne pas se laisser griser par des promesses de performances peu réalistes qui peuvent parfois être formulées par des entreprises souhaitant se voir confier à tout prix l'externalisation de votre fonction. Tout cela «vise à mettre en place un contrat équilibré dans lequel le client se réserve des moyens de pression objectifs et réalistes sur le prestataire, qui se traduisent par de multiples outils contractuels: audit, benchmarking, pénalités...», explique Isabelle Renard qui prévient: «on n'externalise bien que ce que l'on connaît bien».
Avant d'externaliser une fonction, il est impératif d'acquérir une bonne connaissance de son organisation et de ses rouages financiers.
