De nombreuses entreprises sont aujourd’hui encore confrontées à une gestion chronophage des dépenses professionnelles de leurs collaborateurs. Des solutions existent cependant, faciles à mettre en place, pour simplifier les process et faciliter les contrôles. Il s’agit d’abord d’adopter une politique interne claire qui récapitule et précise toutes les règles relatives aux dépenses professionnelles :
• En délimitant les frais éligibles ;
• En fixant un plafond pour chaque type de dépenses ;
• En imposant des délais pour fournir les justificatifs ;
• En rappelant les informations obligatoires à fournir selon le type de dépenses.
Adopter les bons outils
Il faut ensuite attribuer aux collaborateurs de l’entreprise des moyens de paiement adaptés comme la carte de paiement paramétrable (aussi appelée carte affaires ou carte business) pour les dépenses récurrentes. Elle permet de limiter son utilisation selon des critères préalablement définis. L’entreprise garde ainsi le contrôle sur les dépenses, tandis que les salariés n’ont plus à avancer les frais. Tout le monde y trouve son compte.
Pour les dépenses occasionnelles, l’entreprise optera pour une carte éphémère fonctionnant comme une carte virtuelle, sur Internet ou dans un commerce si elle est ajoutée à Apple Pay, avec une différence majeure : elle n’est utilisable que pour une durée limitée, généralement un seul achat. L’entreprise peut fixer un plafond de dépenses avec cette carte et surtout une date d’expiration.
Budgets par projet et automatisation
Une solution pour l’entreprise peut être d’allouer un budget par projet ou par équipe avec un sous-compte permettant d’avoir une visibilité, en temps réel, sur tous les flux sortants et sur chaque dépense catégorisée. L’automatisation de la collecte des justificatifs d’achat est également possible grâce à la digitalisation : tous les justificatifs de dépenses, notes de frais des dirigeants ou des salariés, sont dématérialisés et classés dans une base de données informatisée.
L’utilisation des bons outils permet de déléguer certaines missions au management intermédiaire en toute confiance afin de gagner du temps dans les process de gestion des dépenses et de se concentrer sur ce qui compte le plus : le développement de l’entreprise.
