Hélène Mouiche, chargée d'études pour le cabinet de conseil Markess International, nous explique en quoi l'externalisation de tout ou partie de la fonction RH est une source d'optimisation. Elle peut générer des économies importantes à condition de bien préparer le processus de transition.
Toutes les entreprises peuvent-elles se permettre d'externaliser leur service paie ou RH?
D'une manière générale, on peut déjà souligner que l'ensemble des entreprises, quelle que soit leur taille, vise à optimiser les tâches administratives liées à la gestion des RH. Les gains attendus sont impressionnants, tant d'un point de vue quantitatif (baisse du coût d'un bulletin de paie, diminution des ressources affectées à ces activités administratives...) que qualitatif en permettant aux équipes RH de se focaliser sur leur coeur de métier. Une de nos études a démontré que la moitié des entreprises de plus de 500 salariés externalise déjà au moins partiellement sa gestion des RH. Et, il y a plusieurs raisons à cette situation. La première est que l'on constate chez les jeunes une désaffection importante pour cette filière. Les formations à la gestion sont peu prisées chez les étudiants. En plus, les DESS de ressources humaines sont désormais plus axés sur le management ou la gestion humaine. Le rôle des nouveaux diplômés est plus stratégique. Autre cause aggravante, le papy boom se fait durablement sentir chez les gestionnaires de paie.
La technologie liée aux RH a-t-elle aussi influencé cette situation?
Oui, tout à fait. La technologie développée est tout à fait efficace dans le traitement de ces différentes tâches administratives. Ces avancées technologiques sont des sources d'optimisation incontestables mais cela ne va pas sans poser de problème. Quand les salariés saisissent directement leurs notes de frais par exemple, les petites mains qui s'en occupaient précédemment se trouvent dépossédées. La remise en cause de certains processus n'est pas toujours facile à admettre... Il faut donc procéder sur le long terme avec une certaine progressivité.
Mieux vaut être prudent alors quand on décide d'optimiser la gestion de l'entreprise?
Pour être gagnant et ne pas troubler le climat social, il est nécessaire de tout repenser et de tout expliquer! Un effort important de communication doit être mené à chaque étape du projet. Il est absolument indispensable de le présenter sans jamais l'imposer au personnel. Le salarié doit être considéré comme un client interne! Souvent, quand il y a externalisation de la gestion, le personnel peut avoir l'impression de perdre le contact et de ne plus avoir d'interlocuteur. C'est la raison pour laquelle, nous conseillons toujours de travailler en binôme. Il est préférable de conserver en interne, même à temps partiel, une personne ressource qui servira d'interlocuteur, voire d'intermédiaire entre les salariés et le prestataire extérieur.
