«Il y a plusieurs façons de construire un plan de formation. Soit on établit un simple catalogue des besoins et cela ne sera pas efficace. Soit on rend le plan de formation utile en le mettant au service de la stratégie de l'entreprise, ce qui suppose une vision globale», avancent Jean-Noël Grimaud et Xavier Perdrix, fondateurs de la société Twin Conseil, basée à Lyon et spécialisée dans le conseil et la gestion des ressources humaines auprès des TPE et PME. L'élaboration du plan de formation repose en effet d'une part sur le projet de l'entreprise, d'autre part sur l'analyse individuelle des besoins en formation des salariés. Le dirigeant ou le RH doivent notamment s'interroger sur les savoir-faire actuels des collaborateurs, les carences ou points à améliorer dans certains métiers ou fonctions, sur l'évolution de ces métiers. Il faut ensuite se demander en quoi la formation, plutôt que le recrutement, constitue une réponse pertinente et quelles formations vont permettre d'atteindre les compétences souhaitées. «Il ne s'agit pas de se lancer dans une démarche lourde de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, mais d'identifier deux ou trois expertises clés dans chaque service puis d'évaluer les forces et les faiblesses de l'entreprise par rapport à ces compétences. Cela permet de concentrer le budget de formation là où il apporte une réelle valeur et constitue un investissement», estime Jean-Michel Mathieu. Pour évaluer les besoins des salariés, le responsable formation peut s'appuyer sur les entretiens annuels, les remontées de l'encadrement intermédiaire mais aussi aller sur le terrain. «Dans la phase de préparation du plan de formation, je pars en rendez-vous avec les commerciaux pour bien cerner les besoins sur le terrain. Sinon on court le risque que les formations ne soient pas en adéquation avec les besoins», témoigne Agnès Ou, responsable Formation au sein de la direction commerciale de Kompass International. «Il faut éviter de bâtir son plan sur de simples intuitions mais plutôt s'appuyer sur du concret en gardant toujours en tête les retombées attendues des actions de formation», recommande Thierry Coste, conseiller en formation à l'Agefos PME, en Bretagne.
Savoir être flexible
Dès ce stade, les entreprises ont en effet la possibilité de se faire accompagner par leur Organisme paritaire collecteur agréé (OPCA), dont les fonctions ne se limitent pas à l'encaissement des contributions financières à la formation. «Les entreprises, notamment les plus petites, ont intérêt à nous solliciter très en amont, dès l'élaboration de leur plan de formation. Notre expertise dans ce domaine nous permet de leur donner des outils et une méthode pour structurer leur démarche», indique Thierry Coste. Enfin, le plan de formation doit garder une certaine flexibilité. «Il ne faut pas penser qu'un plan de formation est figé. Il doit rester en mouvement pour s'adapter aux aléas de l'entreprise et à l'évolution de son environnement», conseille Sandra Blirando, manager Grands Comptes chez CSP Formation.
Le plan de formation permet d'anticiper les besoins, d'optimiser les coûts et d'organiser la logistique. Une ambition qui mérite que l'on y consacre du temps.
