Chaque année, c’est la même chose. Le dirigeant d’entreprise passe de longues heures à peaufiner son budget pour l’année suivante avec son directeur administratif financier (DAF), en tentant d’estimer les dépenses et les revenus qui seront générés sur le prochain exercice comptable. Ces estimations sont formalisées dans un document financier appelé budget prévisionnel qui fixe un cap et des objectifs : chaque dépense prévue doit servir un objectif financier et le développement de l’entreprise.
Douze mois plus tard, hélas, le résultat est bien souvent le même : malgré tous ses efforts, le dirigeant constate que le budget de son entreprise a encore une fois été dépassé parce que certaines équipes n’ont pas respecté les montants dédiés à leur projet, ou parce que des dépenses imprévues sont survenues.
Pour autant, il existe des pratiques simples et efficaces pour optimiser sa gestion budgétaire et limiter les risques de dépassement.
Revenus et charges
Une projection financière rigoureuse au travers d’un budget prévisionnel d’entreprise offre de nombreux avantages : une bonne visibilité sur les flux financiers ; des ressources mieux employées pour les différents projets et un meilleur calcul du retour sur investissement ; des difficultés de trésorerie réduites.
Ce budget prévisionnel doit intégrer deux grandes données : une estimation de ses revenus à partir notamment de son chiffre d’affaires en faisant preuve de réalisme et une estimation de ses coûts.
L’estimation des coûts comprend :
• Les coûts directs des ventes c’est-à-dire les dépenses directement engagées par l’entreprise pour fabriquer un produit ou fournir un service ;
• Les coûts indirects ou coûts d’exploitation qui couvrent l’ensemble des dépenses nécessaires au fonctionnement quotidien de l’entreprise (coût des locaux professionnels, factures d’eau, d’électricité, d’internet, frais d’entretien ; salaires, honoraires juridiques et comptables ; primes d’assurance ; dépenses marketing et de communication ; fournitures et matériels informatiques ; frais de déplacement ; frais bancaires, etc.).
Certes anticiper ses revenus et ses charges avec exactitude, à l’euro près n’est pas chose facile. Mais l’objectif est de réaliser des projections les plus réalistes possibles en se basant sur l’historique des années précédentes et en ayant une bonne connaissance de son secteur d’activité pour anticiper les événements susceptibles d’impacter le budget.
Trois bonnes pratiques sont à respecter :
• Communiquer le budget aux équipes concernées ;
• Automatiser le suivi du budget alloué ;
• Examiner et réévaluer le budget fréquemment en fonction des revenus et dépenses réels.
