Invitation d’un client à déjeuner, réservation d’un billet de train ou d’avion, paiement d’une nuit d’hôtel en déplacement… Pour chaque dépense professionnelle réalisée dans le cadre de son activité, le collaborateur d’une entreprise doit établir une note de frais pour obtenir le remboursement des frais engagés. Or la gestion de ces notes de frais par l’entreprise est une tâche laborieuse et chronophage, et les erreurs de traitement peuvent être lourdes de conséquences en cas de contrôle de l’administration fiscale, avec des sanctions à la clef.
Comment l’entreprise peut-elle optimiser ce process ? D’abord en respectant scrupuleusement quelques règles de base pour émettre une note de frais en bonne et due forme. S’il n’existe pas à proprement parler de modèle de note de frais prédéfini, mieux vaut s’efforcer d’établir un document le plus précis possible, en renseignant l’identité du collaborateur, le motif et la date de la dépense, le moyen de paiement utilisé, le montant de la dépense HT et TTC, le montant de la TVA.
Ensuite l’entreprise doit collecter les justificatifs de dépenses nécessaires sans lesquels aucun frais professionnel ne pourra être remboursé.
Dématérialisation et cartes affaires
Quelques bonnes pratiques permettent aussi de gérer au mieux les notes de frais à commencer par la définition d’une politique précise des dépenses qui pourra fixer des plafonds pour chaque type de dépenses, imposer des délais pour fournir les justificatifs, définir un délai de remboursement raisonnable, former et sensibiliser les nouveaux collaborateurs aux bonnes pratiques…
La gestion des notes de frais peut également être simplifiée en faisant le choix de la dématérialisation. Dès lors il suffit au collaborateur de prendre en photo le justificatif de dépense et de le déposer sur une application dédiée pour être remboursé. Les notes de frais y sont classées et accessibles en quelques clics en cas de contrôle.
Autre possibilité, la suppression pure et simple des notes de frais par l’utilisation des cartes affaire. Ces cartes de paiement remises aux salariés sont soit des cartes prépayées créditées par l’employeur en fonction des besoins ; soit des cartes de débit attachées au compte de l’entreprise. Grâce à ces cartes de paiement entièrement paramétrables les salariés n’ont plus besoin d’avancer leurs frais professionnels et d’établir des notes de frais pour être remboursés. Même si un justificatif doit tout de même être transmis pour prouver que la dépense a été réalisée dans un cadre professionnel et pour que l’entreprise puisse récupérer la TVA.
