Un tableau de bord, c'est tout sauf un bilan comptable! «L'outil doit être simple, pas cher et rapide à utiliser. C'est une tendance que l'on cherche à déterminer, pas un chiffre à la virgule près. Il ne faut pas que cela se transforme en usine à gaz impossible à mettre en oeuvre», indique Laurent Guilbaud, président d'In Extenso Ouest Atlantique. Pour être efficace, le dirigeant ne doit pas passer plus de dix minutes à renseigner ses tableaux de bord.
Sur-mesure
Dans un tableau de bord, tout se joue au départ, dans le choix des indicateurs. Car si on retrouve généralement dans les tableaux de bord le même tronc commun (lire par ailleurs), il faut absolument faire du sur-mesure en analysant bien les spécificités de l'entreprise. Il faut sélectionner avec soin les éléments que l'on estime suffisamment déterminants pour jauger de l'activité et de la santé de son affaire. Un expert-comptable peut vous aider pour cela. Inutile de viser l'exhaustivité, il ne s'agit pas de tout surveiller, mais juste de garder un oeil sur ce que l'on estime essentiel. Dans une PME d'une cinquantaine de personnes, la mise en place d'une dizaine d'indicateurs peut donc s'avérer suffisante. Le mieux est de renseigner ces indicateurs grâce à un logiciel de pilotage ou de décisionnel spécialisé. Mais un tableur de type Excel peut également très bien faire l'affaire. Quel rythme choisir? Si tout va bien, l'entreprise peut opter pour un suivi mensuel, trimestriel, voire semestriel. Dans une TPE, «il vaut mieux un suivi trimestriel qu'une analyse mensuelle qui est un peu plus compliquée à réaliser», estime Laurent Guilbaud. Mais si l'entreprise connaît des difficultés, il est préférable de suivre l'activité avec plus d'assiduité, chaque semaine s'il le faut.
S'assurer de la fiabilité des informations
Reste à s'assurer que l'information qui alimente les indicateurs est fiable et qu'elle puisse arriver dans un délai acceptable. Cela suppose un minimum d'organisation en interne. Car si le magasinier ne suit pas son stock, si les factures sont bloquées par un service comptabilité débordé ou si le commercial rechigne à ses tâches administratives, il est certain que l'indicateur ne sera pas fiable. Et donc qu'il ne servira strictement à rien.
Indicateurs dynamiques
Autre élément à bien intégrer, c'est qu'un tableau de bord «n'a de sens que dans une analyse dans le temps ou dans une analyse sectorielle», insiste Luc Dupas, de KPMG. Que peut-on en effet dire d'une entreprise qui réalise 120.000 € de chiffre d'affaires mensuels? Rien! Si ce n'est en comparant ce chiffre à ceux réalisés les mois précédents ou à la même période les années passées. De même, peut-on conclure qu'une entreprise est performante si son revenu annuel progresse de 10%? Oui, sauf si le marché progresse de 30%... Les syndicats professionnels, la banque de France, des bases de données d'indices sectoriels ou pour les TPE, les centres de gestions agréés, sont en mesure de vous apporter des éléments économiques sur votre marché.
Un tableau de bord va vous permettre de disposer de voyants présageant de la bonne santé de votre entreprise. Comment mettre ces indicateurs en place?
