J - 12 mois : L’immersion et la stratégie
Visitez le salon en amont : Validez l'adéquation entre l'audience du salon et votre cible. Repérez les flux de circulation pour identifier l'emplacement stratégique (angles, proximité des zones de conférence).
Réservation anticipée : Bénéficiez des tarifs "Early Bird". Un achat de dernière minute réduit vos marges et vous impose les emplacements restants, souvent moins visibles.
Budget & Appels d’offres : Définissez une enveloppe globale (stand, transport, hébergement, communication). Lancez vos consultations auprès des standistes pour comparer les structures (modulaires ou sur-mesure).
J - 9 mois : Conception et conformité
Design du stand : Travaillez l'identité visuelle avec votre prestataire.
Réglementation : Vérifiez le cahier des charges de l'organisateur (hauteur sous plafond, points d'élingage, normes incendie M1, accès PMR). Anticipez vos besoins en énergie et fibre optique.
J - 8 mois : Logistique et RH
Flux et personnels : Réservez les transports et hébergements pour vos équipes (les prix s'envolent à l'approche de l'événement). Planifiez la rotation des collaborateurs sur le stand.
J - 6 mois : Contenus et Expérience visiteur
Argumentaire de vente : Définissez vos messages clés. Allez-vous présenter une innovation ? Un nouveau service ?
Digital & Multimédia : Commandez les vidéos, démonstrations interactives ou applications de captation de leads qui seront utilisées sur place.
J - 4 mois : Synergie et Invitations
Marketing direct : Préparez vos fichiers clients et prospects.
Partenariat organisateur : Coordonnez votre communication avec celle du salon (utilisation des logos, bannières "Retrouvez-nous stand X", relais sur les réseaux sociaux du salon).
J - 6 semaines : Le "Buzz" médiatique
Relations Presse : Envoyez un communiqué aux journalistes spécialisés.
Campagne d'invitations : Lancez la première vague d'e-mailing. Utilisez LinkedIn pour annoncer des prises de parole ou des ateliers sur votre stand.
J - 3 semaines : La phase de confirmation
Relances personnalisées : Contactez vos "Top Prospects" pour fixer des rendez-vous précis sur le stand. Proposez des pass coupe-file ou des invitations VIP pour valoriser votre relation.
J - 1 semaine : Le Briefing commando
Mobilisation des troupes : Briefez vos équipes sur les objectifs (nombre de badges scannés, rendez-vous pris). Rappelez les "bons comportements" sur un stand (ne pas rester assis, ne pas manger sur le comptoir, aller au-devant du visiteur).
Préparation de l'après-salon : Rédigez déjà vos modèles d'e-mails de remerciement pour être réactif dès la fermeture.
Le "Money Time"
L'après-salon J + 1 jour : Analyse et réactivité immédiate Débriefing à chaud : Notez les points forts et les axes d'amélioration.
Data Management : Saisissez les coordonnées collectées. Envoyez un premier mail de remerciement générique incluant un questionnaire de satisfaction ou un lien vers une documentation exclusive.
J + 2 à J + 7 jours : La transformation commerciale
Suivi personnalisé : C'est ici que se fait le ROI. Envoyez les échantillons ou devis demandés.
Prise de rendez-vous : Proposez une visite ou une démo en visio aux prospects ayant manifesté un intérêt fort. Un prospect non rappelé dans les 7 jours est souvent un prospect perdu.
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Les 3 conseils "Expert"
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