Les PME ont encore du mal à gagner des marchés publics. Pourtant, de nouveaux dispositifs mis en place par l’État doivent favoriser l’accès des petites et moyennes entreprises à la commande publique. Pour profiter de ces nouvelles opportunités et optimiser ses chances de succès, voici cinq conseils pratiques à appliquer.
1 - Se préparer aux spécificités du marché public
L’anticipation est primordiale pour mettre en place des alertes, afin de recevoir des avis de marché, identifier le besoin de l’acheteur et vérifier que le marché soit accessible. Ce temps d’adaptation est aussi nécessaire pour se familiariser avec les outils. Pour le médiateur des entreprises Pierre Pelouzet, un marché public ne s’improvise pas : « Pour être efficace, il faut former un salarié qui va utiliser Chorus Pro, le portail développé pour la facturation électronique du secteur public. Cette personne devra également se familiariser avec le langage spécifique du marché public. Une fois ces éléments acquis, les choses seront facilitées, car les démarches restent les mêmes pour l’ensemble des marchés publics. »
Il est aussi nécessaire d’anticiper sa demande de certificat de signature électronique, auprès d’un prestataire qualifié. La raison ? Son obtention peut prendre jusqu’à trois semaines. « La signature électronique n’est pas exigée pour répondre à un appel d’offres, mais elle devient obligatoire pour le signer », conseille le médiateur des entreprises.
2 - Rencontrer les acheteurs publics
Deuxième bonne pratique à appliquer : préparer le terrain. La discussion et l’échange en amont avec les acheteurs publics sont essentiels pour acquérir une meilleure connaissance du secteur d’activité. Ce travail d’approche permettra aux entreprises d’expliquer aux acheteurs publics ce qui fait la valeur de leurs métiers, d’obtenir des retours sur leur offre pour éventuellement l’adapter. Mieux encore, d’être identifié comme un fournisseur potentiel.
C’est ainsi que Jacques Rouard, président de la société Charlemagne (170 salariés), spécialisée dans la distribution de fournitures de bureau, est parvenu à décrocher ses premiers appels d’offres. « Pour démystifier l’appel d’offres, il ne faut pas hésiter à se rapprocher de l’acheteur, le questionner sur la partie administrative, le dossier à constituer, sur ses besoins, afin d’ajuster son offre », assure le dirigeant, qui réalise 50 % de son chiffre d’affaires sur les marchés publics.
« Pour démystifier l’appel d’offres, il ne faut pas hésiter à se rapprocher de l’acheteur et le questionner, afin d’ajuster son offre. »
Les CCI et les collectivités territoriales multiplient les forums au niveau local pour permettre aux entreprises d’avoir une vision claire de leur besoin avant de passer un marché public. Des rencontres s’organisent également entre les acheteurs de la Direction des achats de l’État, l’Ugap (Union des groupements d’achats publics) et les entreprises. Ce ne sont pas les seuls à engager ce genre de démarche.
Le ministère des Armées propose depuis septembre 2018 aux entreprises un échange direct avec les hauts responsables et les techniciens terrain. L’objectif est ici toujours le même : concrétiser un contact direct avec le secteur public, afin d’informer les dirigeants des réalités du terrain. « Pour que les entreprises puissent répondre à nos appels d’offres et proposer des solutions innovantes, elles doivent avoir une bonne connaissance de nos besoins. Ces échanges peuvent se révéler très fructueux », constate Arnaud Marois, délégué des PME auprès de la ministre des Armées.
3 - S’unir à d’autres entreprises
Si le marché semble hors de portée, pourquoi ne pas se porter candidat sous forme de groupement solidaire ou de groupement conjoint ? « Une démarche pas assez courante, qui offre pourtant la possibilité aux entreprises d’unir leurs moyens », souligne Pierre Pelouzet. D’autant que les outils existent. La plateforme des achats de l’État (Place) a créé une bourse de rencontres pour permettre à une entreprise, qui souhaiterait répondre aux marchés publiés par les ministères et établissements publics, de se mettre en relation avec une autre structure qui dispose de compétences complémentaires. Le portail des marchés publics franciliens, Maximilien, propose également un tel outil.
En 2016, Jacques Rouard s’est réuni au sein d’un groupement momentané d’entreprises avec 17 autres PME pour répondre à un appel d’offres du ministère des Armées en 2016. Ce contrat de quatre ans vise à équiper l’ensemble des formations militaires en France de fournitures de bureau. « Pour nous différencier et remporter le marché, nous avons créé une plateforme centrale de commandes », confie le PDG de la société Charlemagne. Selon lui, il est par ailleurs essentiel de nommer un mandataire, à savoir un interlocuteur unique qui va prendre en main le projet.
4 - Soigner sa réponse
L’entreprise doit présenter les pièces exigées dans le dossier de consultation, qui est à télécharger sur le profil de l’acheteur. Doivent notamment être fournis les renseignements permettant d’apprécier son avantage concurrentiel, ses références clients et ses capacités économiques et professionnelles (résultat des trois dernières années, effectifs, équipements techniques, certificats de qualification professionnelle). Mais aussi une déclaration sur l’honneur pour justifier que l’entreprise n’entre dans aucun cas d’exclusion de la procédure, notamment du point de vue de ses obligations fiscales et sociales.
Autre point important : les documents de la candidature et de l’offre doivent être nommés le plus simplement possible pour permettre à̀ l’acheteur d’identifier le fichier sans devoir l’ouvrir.
5 - Respecter les délais de remise des offres
La candidature doit être transmise en une seule fois avant la date et l’heure limite, fixées dans l’avis de publicité. Passé ce délai, l’entreprise risque l’exclusion définitive de la consultation. Il est donc fortement conseillé de prévoir le temps nécessaire pour que la réponse soit reçue dans les délais (c’est l’heure de la fin du téléchargement qui compte), surtout si les fichiers sont volumineux. En cas de difficulté, le profil acheteur dispose obligatoirement d’un support. Toutefois, il peut ne pas être en mesure de répondre immédiatement à̀ votre sollicitation. Mieux vaut donc ne pas attendre le dernier jour pour remettre son dossier.
Ces milliards qui échappent aux PME
100 milliards d’euros. C’est le montant annuel des contrats passés par le secteur public (État, collectivités locales, établissements publics, hôpitaux). Impensable pour les TPE et les PME de passer à côté de cette manne financière. « C’est une véritable opportunité pour les entreprises. Les marchés publics couvrent tous les domaines », argumente Pierre Pelouzet, médiateur des entreprises. Un avis partagé par François Asselin, dirigeant d’une entreprise de menuiserie basée dans les Deux-Sèvres et président de la CPME : en augmentant le montant de l’avance payable à la commande, en abaissant celui des réserves de garanties et en laissant la possibilité à l’acheteur public de lancer des marchés de gré à gré jusqu’à 100 000 euros, « le Code de la commande publique, entré en vigueur le 1er avril 2019, prévoit plusieurs avancées qui vont nous permettre de travailler dans la confiance et de faire en sorte qu’on soit justement payés ». Et pourtant, seuls 29 % des montants des marchés publics sont fléchés vers les PME.
