François Badénès, directeur de Human Connect, une société de conseil en management de la connaissance, appelle cela ?l'infobésité?. Comprenez un afflux d'information professionnelle débridé par l'entrée dans les moeurs du web et des échanges à distances, et dans lequel les cadres et dirigeants se noient parfois. Ce phénomène, Virginie Svenningsen, une Française qui travaille pour une entreprise informatique chinoise, le connaît bien. Elle est responsable d'un projet finance qu'elle coordonne depuis son bureau et/ou son ?home office? au Danemark: «Je travaille avec une équipe technique en Chine, des responsables projets aux États-Unis et des consultants, pour certains basés à Hongkong. Je dois jongler avec les fuseaux horaires des uns et des autres. J'ai beaucoup de réunions tôt le matin avec les Américains, tard le soir avec les Chinois et je dois gérer la réception de 100 à 200 mails par jour. Cela demande une organisation et une discipline de fer pour ne pas avoir le cerveau qui explose.» Cette discipline est également appuyée par l'utilisation de plusieurs logiciels permettant de ranger, stocker et archiver les mails entrants, ce qui permet de ne jamais perdre l'information importante ou de perdre du temps à la rechercher. Pour les contacts instantanés et les réunions, Virginie Svenningsen utilise beaucoup Skype, Messenger ou Sametime.
Le poids de l'image
Reste que pour les réunions de travail qui appellent un brain storming, à défaut de rencontre physique, l'image au moins est nécessaire pour exprimer clairement les enjeux des projets, susciter et favoriser les échanges. Présent dans 64 pays et disposant de sept agences en région, Kompass International favorise ainsi de plus en plus les vidéos/audio conférences pour ses commerciaux nomades. En France, 50% de ces derniers, soit plus de la moitié de la force de vente de la société, travaillent ainsi en ?home office?, ce qui exige un management adapté et une communication interne soutenue. Cette année, ils ont donc été équipés de webcams afin de communiquer plus facilement et directement avec les chefs de vente, mais aussi entre eux. Essentielles pour maintenir le lien entreprise-collaborateurs, des réunions mensuelles et des accompagnements terrain permettent deux à trois contacts ?physique? par mois.
Adapter l'outil à l'information diffusée
À l'international, des réunions à distance se déroulent tous les mois. Ce mode de communication avec webcam (via l'utilisation du logiciel Skype) permet de favoriser les contacts entre les partenaires internationaux et le siège à Courbevoie et apporte une dimension plus humaine et dynamique aux échanges. Pour annoncer certaines actualités, la direction s'adresse aussi aux collaborateurs à l'international via la téléconférence. «On n'annonce pas la même chose par mail, téléphone ou visioconférence», insiste Géraldine Mirabaud, responsable communication de Kompass International. Selon l'importance et le but de l'information à communiquer, certains outils peuvent en effet être plus recommandés que d'autres. Certaines informations descendantes ne devraient jamais passer par le téléphone, et encore moins par l'envoi de mails. On a pourtant tous déjà entendu des salariés raconter qu'ils avaient appris leur changement de poste ou un plan de licenciement par courrier électronique le vendredi avant leur départ en week-end...
Les technologies du net ont considérablement facilité l'organisation de réunions à distance. Reste à savoir comment les utiliser correctement pour gagner en efficacité et ne pas se noyer dans la masse d'information qu'internet permet de diffuser en des temps record.
