J - 12 mois Visitez le salon pour bien valider votre future présence. Repérez l'endroit idéal pour votre stand. Si le salon est pérenne, n'hésitez pas à réserver dès que possible. Vous aurez alors tout le temps de négocier et obtenir le meilleur prix. Un achat de dernière minute génère souvent des tarifs démesurés. Délimitez un budget, lancez des appels d'offres auprès de standistes.
J - 9 mois
Dessinez les contours de votre stand avec votre prestataire. Vérifiez que vos options sont conformes à la réglementation du salon.
J - 8 mois
Calez les détails logistiques de votre stand et de votre personnel.
J - 6 mois
Définissez solidement vos discours et argumentaires qui seront diffusés sur le salon. Prospecter les prestataires qui pourront les réaliser.
J - 4 mois
Préparez vos invitations clients. Établissez également une liste d'invitation de vos principaux prospects. Demandez à l'organisateur le planning de ses opérations de com pour lancer les vôtres en synergie.
J - 6 semaines
Commencez à créer le «buzz» en faisant connaître votre participation au salon auprès de la presse professionnelle et des associations positionnées sur votre secteur. Lancez vos invitations et un mailing.
J- 3 semaines
Relancez vos invités en proposant même de les préenregistrer pour leur éviter toute attente à l'entrée.
J - 1 semaine
Briefez vos équipes, rappelez les objectifs, apportez toutes les informations nécessaires pour les aider à maîtriser plaquettes et discours. Préparez les questionnaires et mailings envoyés suite au salon.
J+1 jour
Débriefing, saisie des coordonnées collectées au salon. Envoi du mailing de remerciement et du questionnaire de satisfaction.
J+2 jours à J+7 jours
Envoi des documents et échantillons demandés. Proposition de visite aux prospects et clients les plus intéressés.
