Des cabinets spécialisés se sont créés ces dernières années pour accompagner l'entreprise dans son projet avec l'apparition d'un concept venu une fois encore des pays anglo-saxons: le move management. «C'est une notion qui englobe l'ensemble des prestations et des composantes d'un transfert: conception, organisation et pilotage du transfert lui-même», explique Jean-Christophe Lépissier, du cabinet Pentagonal. Il ne s'agit pas seulement d'amener à bon port tel carton, telle armoire ou tel serveur informatique. Une entreprise en mobilité doit s'interroger aussi sur les éventuelles modifications à porter aux contrats de travail, sur l'information de l'URSSAF, du centre des impôts et autres caisses obligatoires ou non, s'inquiéter des changements au greffe du tribunal de commerce. Sur le plan opérationnel, c'est aussi de prévoir le délai de mise à disposition de lignes de télécommunications spécialisées, par exemple.
Chef de projet
Première règle de base: anticiper son transfert très en amont et privilégier une période à contre-courant du cycle de production, quand c'est possible. Deuxième point clé: la nomination au sein même de l'entreprise d'un chef de projet qui fera fonction d'interface. «La première étape, c'est une réflexion fonctionnelle préalable avec les opérationnels pour définir l'organisation spatiale dans un souci d'optimisation. Les promoteurs livrent en général des plateaux nus. Il convient de définir très tôt comment cet espace sera organisé pour déterminer le plan d'arrivée», explique Jean-Christophe Lépissier. Et de souligner que «dans un déménagement, il est rare que quelque chose se perde. Mais il arrive que les éléments n'arrivent pas au bon endroit, ce qui est source de perte de temps, voire d'énervements.» Cette phase implique à la fois la direction générale, les services généraux, les responsables télécoms, etc. mais aussi la DRH. Commence alors la phase d'identification de chaque élément à transférer, poste par poste, service par service. L'ensemble de cet audit conduit à l'établissement du cahier des charges qui débouche sur le choix du ou des déménageurs, selon que la spécificité de l'entreprise oblige au recours de spécialistes - déménagement de l'informatique, par exemple. Jean-Christophe Lépissier préconise la voie de l'appel d'offres pour les transferts importants.
