«La mise en place du régime et sa formalisation, c'est le premier point que vérifie l'Urssaf», indique Yanick Philippon, directeur général France de Mercer, cabinet de conseil en ressources humaines (17.000 salariés dans le monde). Le chef d'entreprise doit donc choisir avec minutie son mode de mise en place. Et respecter la procédure à la lettre, sachant que la loi instaure désormais un cadre très strict. Attention, l'entreprise qui n'a pas correctement validé dans le passé la mise en place d'un régime de prévoyance doit impérativement le revalider par le biais d'un des quatre mécanismes suivants.
1. La convention collective
Le premier réflexe à avoir est de se référer à sa convention collective (disponible à l'inspection du travail ou sur le site legifrance.gouv.fr) ou aux accords de branche. Elles peuvent en effet contenir des dispositions concernant les garanties de prévoyance. Moins de 10% des complémentaires santé sont issues d'un de ses accords inter-entreprises, selon une étude réalisée en décembre2008 par le Crédoc pour le compte du Centre technique des institutions de prévoyance. «Il faut se méfier un peu des obligations conventionnelles. Ce n'est pas parce qu'il y a un accord de branche que celui-ci est obligatoirement conforme aux nouvelles normes», conseille Bernard Pannefieu, de Strego.
2. La décision unilatérale
Plus courante, surtout dans les PME, la décision unilatérale de l'employeur est utilisée six fois sur dix pour mettre en place une complémentaire santé. L'avantage, c'est qu'elle est très simple à mettre en place puisqu'il suffit d'une décision de l'employeur. L'inconvénient, c'est que celui-ci doit désormais en informer par écrit tous les salariés. «Surtout, il faut être en mesure de le prouver», insiste Bernard Pannefieu. Notamment auprès de l'Urssaf, pour qui l'absence de preuve peut justifier un redressement. Pour cela, le mieux est de présenter un accusé de réception ou de constituer une liste d'émargement. Car - et c'est ce qui complexifie la mise en place de ce système - les salariés présents dans l'entreprise au moment de la décision unilatérale peuvent choisir d'adhérer ou non au dispositif de prévoyance. Les salariés recrutés après cette décision n'auront, eux, pas la possibilité de refuser la couverture.
3. L'accord d'entreprise
«La meilleure solution», selon Yanick Philippon, directeur général de Mercer, car contrairement à la décision unilatérale de l'employeur, tous les salariés sont priés d'adhérer au dispositif et l'employeur n'a pas d'obligation d'information trop complexe à gérer. L'accord d'entreprise est le fruit d'une négociation entre l'employeur et les représentants des salariés (organisation syndicale, délégués du personnel ou salarié mandaté par un syndicat), sachant qu'un droit d'opposition existe pour les syndicats majoritaires ou les délégués du personnel. Une fois signé, il doit être transmis à la direction du travail; l'employeur doit enfin mettre à disposition de ses collaborateurs une copie de l'accord.
4. Le référendum
Généralement rédigé par le chef d'entreprise, l'accord est soumis au vote des salariés. Pour être adopté, il doit être ratifié par la majorité des salariés concernés.
Il y a quatre façons de mettre en place un contrat de prévoyance au sein de l'entreprise. Attention à respecter scrupuleusement les procédures, sinon l'Urssaf ne manquera pas de vous le reprocher.
