Gestion

Prélèvement à la source : comment les entreprises doivent se préparer

Par Pierre Gicquel, le 31 août 2018

Malgré la cacophonie du gouvernement sur la réforme et la persistance de plusieurs zones d’ombre, les entreprises seront chargées de collecter l'impôt sur le revenu de leurs salariés à partir du 1er janvier 2019. Il est donc grand temps de s’intéresser de près au prélèvement à la source du côté des entreprises. Voici comment s’y préparer.

Le 1er janvier 2019, les entreprises seront chargées de collecter l’impôt sur le revenu de leurs salariés. — Photo : ©Rostislav Sedlacek - stock.adobe.com

S'il a été tenté de revoir sa copie, le gouvernement a décidé de maintenir le prélèvement à la source. Le premier ministre a jugé que la réforme était prête à être lancée dès l'année prochaine. Les entreprises seront donc chargées de collecter l’impôt sur le revenu de leurs salariés à partir du 1er janvier 2019. Chaque mois, sur les bulletins de paie, elles devront appliquer, pour chaque collaborateur, un taux de prélèvement communiqué par l’administration fiscale, calculer le montant de l’impôt et assurer son paiement au Trésor Public, comme le rappelle Charles André, avocat associé chez EY Société d’avocats.

Le coût de la réforme est évalué entre 310 et 420 M€ pour les entreprises françaises

Entre les mises à jour des logiciels de paie, la formation du personnel ou encore la facturation à la hausse de services externalisés, le prélèvement à la source va générer des surcoûts. Ceux-ci sont estimés entre 310 et 420 M€ l’année de sa mise en place pour l'ensemble des entreprises françaises, puis pourraient passer entre 60 et 70 M€ en vitesse de croisière, d’après un audit de l’Inspection générale des finances (IGF) établi à l’automne dernier avec le cabinet Mazars.

De quoi provoquer de vives réactions au sein des syndicats patronaux (comme la Capeb) qui ne cachent pas leurs inquiétudes. Et ils ne sont pas les seuls. Cabinets d’expertise-comptable, avocats fiscalistes et services de paie sont tous en ordre de bataille pour obtenir plus de lisibilité face à une réforme plus complexe qu'il n’y paraît et pour préparer la bascule vers une triangulaire inédite entre salarié, administration fiscale et entreprise.

Communiquer sans attendre

Mieux vaut prévenir que guérir : l’adage colle tout à fait à la démarche engagée très tôt par Olivier Letourneux et son équipe d’une quinzaine de personnes, au sein du service de paie de U-Logistique (filiale logistique du Groupe U), qui établissent chaque mois entre 4 600 et 5 000 bulletins de paie : « Face à la complexité de cette réforme, nous avons décidé de communiquer auprès de nos salariés dès le mois de mars 2018, au moment des déclarations d’impôt, par des messages diffusés sur les télévisions installées dans tous nos espaces de pause. L’idée étant de donner du vocabulaire pour que chacun sache, en déclarant ses revenus, ce que veut dire un taux neutre ou un taux non personnalisé.  »

Une première démarche suivie du lancement d’une page sur le site web de l’entreprise : « Nous y reprenons les infos sous forme de FAQ. En fin d’année, nous verrons de quelle manière aller à nouveau vers eux, peut-être par une information complémentaire, avec le bulletin de salaire de novembre, ou par l’envoi d’une estimation de leur futur salaire. » Mais cela n’empêchera pas les incompréhensions au moment de la bascule vers le prélèvement à la source et des bulletins de paie n’affichant plus les mêmes chiffres. Inutile de dire que ces temps de pédagogie et d’explications seront chronophages.

Se préparer à répondre aux questions

Chez U-Logistique, on s’y prépare déjà : « Nous allons former nos managers RH, pas du point de vue technique, mais pour les aider à répondre aux questions des collaborateurs. Nous aurons beau les diriger vers l’administration fiscale, c’est le service RH qui sera au premier rang. Il faut donc anticiper », ajoute Olivier Letourneux.

« Ce sont les détails qui comptent et il y a encore beaucoup d’imprécisions.  »

Pour cela, la filiale du distributeur fera appel à des spécialistes de la fiscalité, comme l’est Laure Payet, avocate au sein du cabinet nantais Parthéma. Comme la plupart de ses confrères, elle déplore quelques zones d'ombre à éclaircir par Bercy pour être en mesure de donner des conseils précis à ses clients : « Je suis surprise par les moyens de communication importants qui ont été mis en œuvre vers la population. Mais, en ce qui nous concerne, ce sont les détails qui comptent et il y a encore beaucoup d’imprécisions. Nous ne savons pas quelles pénalités seront appliquées en cas d’erreur, ni comment l’information sera communiquée dans cette triangulaire. »

Beaucoup de cas particuliers seront à gérer : dirigeants salariés qui feront l’objet de mesures dérogatoires pour 2018 ou encore bénéficiaires de crédits ou réductions d’impôts, grands perdants de la réforme en matière de trésorerie. Parmi ces cas particuliers, les entreprises de moins de 20 salariés peuvent souffler. L’Urssaf pourra gratuitement prendre en charge le prélèvement et le reversement de l’impôt à la source. Un dispositif devrait exonérer un million d’entreprises de la collecte de l’impôt sur le revenu. Pour toutes les autres, Bercy a mis en ligne une boîte à outils au mois de juin.

Le souci majeur exprimé par les chefs d’entreprise et les services de paie rencontrés, après l’expérience difficile de la Déclaration Sociale Nominative (DSN) en 2016, c’est de se retrouver face à des salariés mécontents, en cas d’erreur sur les cotisations, voire en cas de régularisation a posteriori. Il faut donc s’attendre, du moins au début, à une complexification des rapports avec les salariés.

Externaliser la paie : solution miracle ?

Toujours d’après le rapport de IGF/Mazars, le coût de la mise en place du prélèvement à la source serait très disparate : les grandes entreprises ayant statistiquement moins de mal à s’organiser devraient débourser entre 6 et 8 € par salarié, lors de cette première année de transition. Mais, du côté des TPE et PME, la facture devrait exploser avec un tarif situé entre 26 et 50 € par bulletin de paie. Cependant, les années suivantes, le coût de gestion du prélèvement à la source devrait trouver son rythme de croisière, autour des 3 à 4 € par salarié, toutes entreprises confondues.

« Nous n’avons jamais mis en place quelque chose d’aussi prégnant. »

Pour éviter d’avoir à essuyer les plâtres, certains dirigeants de PME annoncent vouloir externaliser la gestion de leur paie. Mais Laure Payet met en garde sur le fait que ce sera in fine à l’entreprise de supporter le coût de cette externalisation : en interne comme en externe au sein des entreprises prestataires, les logiciels et les compétences devront être réactualisés. Le gestionnaire de paie répercutera ce coût sur la facture qu'il enverra à l’entreprise cliente.

Du côté de U-Logistique, on a choisi d’externaliser le calcul du prélèvement à la source, tout en gardant l’édition des fiches de paie. Les équipes seront mobilisées pour des simulations dès le mois d’octobre, grâce aux taux qui seront communiqués en septembre : « Nous n’avons jamais mis en place quelque chose d’aussi prégnant, indique Olivier Letourneux. Cela impose de la confidentialité et de la communication. Alors qu’au final nous n’attendons qu’un fichier par mois sur lequel il y aura un taux à appliquer pour chacun de nos collaborateurs. »

Le 1er janvier 2019, les entreprises seront chargées de collecter l’impôt sur le revenu de leurs salariés. — Photo : ©Rostislav Sedlacek - stock.adobe.com