Passer du papier au numérique, la Ville de Rennes connaît bien. Chaque année, cette dernière propose plus de 1.000 marchés, qui représentent 400 à 500 procédures. Et dans 70% des cas, les dossiers de consultation sont téléchargés par les entreprises. On n'en comptait qu'un sur deux en 2005. Et pourtant, quand, il y a quatre ans, la municipalité entamait une réflexion autour de la dématérialisation, ce ne fut pas une mince affaire. «Car on ne change pas de culture comme ça», explique Bernard Tual. Un responsable du service des marchés publics à la Ville de Rennes qui y voit de multiples avantages. «L'intérêt pour nous, c'est d'avoir de la concurrence, beaucoup de réponses et de réaliser des économies. En interne, il y a aussi un effet bénéfique. Cela fédère les équipes. On parle un langage commun. Enfin, on est dans la modernisation, dans le développementdurable.» Dans les premiers mois de sa réflexion, la Ville avait sélectionné un premier opérateur: le Parisien Atexo. Et puis quand la plate-forme mutualisée Mégalis s'est constituée au niveau régional, la municipalité a opté pour celle-ci. À la clef, une première économie d'un point de vue technique. Il en coûte aujourd'hui 2.000 € à la Ville de Rennes pour adhérer à Mégalis alors que le contrat qui la liait à l'opérateur parisien revenait à 64.000 € pour trois ans.
«Aller beaucoup plus loin»
L'autre économie tient bien évidemment à la réduction du papier. Un dossier téléchargé, ce sont 150 à 200 € qui ne seront pas dépensés pour son impression et son expédition. Enfin, les frais de publicité participent aussi à la réduction globale des coûts. «Depuis 2006, grâce à Mégalis, les coûts de publicité ont baissé de 22%», explique Bernard Tual.Il y a deux ans, ils se montaient à 260 K€. Avec de tels résultats, pas étonnant que la ville de Rennes souhaite désormais poursuivre ses efforts en matière de dématérialisation. «On veut aller beaucoup plus loin en dématérialisant la partie traitement», annonce Bernard Tual. La notification des marchés, c'est en effet l'impression d'une dizaine d'exemplaires de dossiers supplémentaire pour la préfecture, le trésor public, l'architecte chargé du dossier, le service gestionnaire... «Si on passe ceci à la dématérialisation, on va encore réduire le volume de papier», insiste le responsable des marchés publics. Mais encore faut-il que les services de l'État veuillent bien s'y mettre à leur tour...
Chaque année, les marchés publics de la Ville de Rennes représentent 70M€. 68% des marchés sont passés auprès d'entreprises du département d'Ille-et-Vilaine.
La Ville de Rennes représente le tiers des publications de marchés sur Mégalis. La dématérialisation est désormais ancrée dans la culture des services municipaux.
