J - 12 mois Visitez le salon pour bien valider votre future présence. Repérez l'endroit idéal pour installer votre stand. Si le salon est pérenne, n'hésitez pas à y réserver aussi vite que possible votre emplacement. Vous aurez alors tout le temps de négocier et d'obtenir le meilleur prix. Un achat de dernière minute génère généralement des tarifs démesurés. Délimitez votre budget. Lancez des appels d'offres auprès de standistes.
J - 9 mois
Dessinez les contours de votre stand avec votre prestataire standiste. Vérifiez que vos options sont conformes à la réglementation interne du salon (hauteur, accès à l'électricité, manutention,etc.).
J - 8 mois
Calez les détails logistiques relatifs à l'acheminement de votre stand et de votre personnel.
J - 6 mois
Définissez solidement vos discours et les argumentaires qui seront diffusés sur le salon. Prospecter les prestataires qui pourront les réaliser.
J - 4 mois
Préparez vos invitations clients. Établissez également une liste d'invitation de vos principaux prospects. Demandez à l'organisateur le planning de ses opérations de communication afin de lancer les vôtres en synergie.
J - 6 semaines
Commencez à créer le «buzz» en faisant connaître votre participation au salon auprès de la presse professionnelle et des associations positionnées sur votre secteur d'activité. Lancez vos invitations et un mailing auprès de vos prospects.
J- 3 semaines
Relancez vos invités, en proposant même de les préenregistrer afin de leur éviter toute attente à l'entrée du salon.
J - 1 semaine
Briefez vos équipes, rappelez les objectifs, apportez toutes les informations nécessaires pour les aider à maîtriser plaquettes et discours. Préparez les textes des questionnaires et mailings qui seront envoyés suite au salon.
J+1 jour
Débriefing, saisie de toutes les coordonnées collectées lors du salon. Envoi du mailing de remerciement et du questionnaire de satisfaction
J+2 jours à J+7 jours
Envoi des documents et échantillons demandés. Proposition de visite aux prospects et clients les plus intéressés par votre activité.
