Définissez clairement les besoins de votre entreprise en matière de voyage d'affaires. Mettre à plat les deux dernières années écoulées permet d'établir une carte des destinations privilégiées et la typologie des voyages réalisés par le passé. Un travail indispensable pour mettre en place sa politique voyage.Définir sa politique voyage, c'est dire ce qui est demandé et interdit aux voyageurs pour leurs conditions de voyage. Le train, en première ou en seconde? La first ou la business, à partir de combien d'heures de vol?Prévoyez de la souplesse. Inutile de partir d'emblée sur des économies drastiques qui vont pénaliser la qualité du voyage et rendre vos collaborateurs peu opérationnels une fois arrivés sur place après une nuit en classe économique. N'oubliez jamais que la bonne condition physique et l'un des éléments clés de toute négociation. Toute bonne politique de voyages doit s'écrire... et s'expliquer. N'hésitez pas à organiser des réunions de présentation quitte à faire venir le partenaire choisi pour la mise en place de cette politique (agences, consultants, délégué régional de la compagnie aérienne...).Consultez. Si votre budget voyage atteint ou dépasse les 200.000 ? par an, n'hésitez pas à lancer un appel d'offres auprès des réseaux d'agences de voyages présents sur votre territoire.Même si les tarifs sont parfois complexes, voire élevés, le train peut s'avérer dans certain cas plus économique que l'avion. Lorsque les dates de vos déplacements sont fixées à l'avance, regardez du côté des tarifs loisirs (IDTGV ou Prem's) plutôt que vers les billets «pro». Même si le voyage devait être annulé, la perte serait minime.Pensez aux services complémentaires qu'il est possible d'associer au coût du transport aérien. En cas d'attente importante, pour une correspondance ou un retour, autant prévoir un accès aux salons business qui proposera gratuitement boissons, douche voire même la connexion Internet pour continuer à travailler. Pensez toujours que la politique voyage s'applique également à la direction de l'entreprise. Il serait impensable d'accorder aux dirigeants des conditions sensiblement différentes de celle imposée aux salariés. N'imposez pas, mais négociez. Face aux importantes contraintes liées aux billets économiques, il est préférable de discuter avec le voyageur des horaires ou des jours de départ. Une nuit d'hôtel le week-end, pour découvrir la destination peut faire plaisir à un voyageur, et surtout diminuer la note du transport aérien de plus de la moitié. Pensez à intégrer dans vos dépenses l'ensemble des services annexes à vos déplacements professionnels. Le préacheminement aérien, la navette ou les taxis vers l'aéroport, les motos taxi pour aller plus vite en zone urbaine voire même, pour le train, la réservation d'un repas.
