« L'Échange de Données Informatisées (EDI), ça n'a rien de nouveau. Ça fonctionne depuis vingt ans dans la grande distribution et dix ans dans l'industrie », reconnaît Olivier Lainé, chef de projets achats à la direction des achats de Spie Sud-Ouest (2.720 collaborateurs en Midi-Pyrénées, Aquitaine et Languedoc-Roussillon, chiffre d'affaires non communiqué). « Sauf que Spie est une entreprise de services, qui n'a donc pas vocation à gérer des stocks, ce qui donne une dimension très innovante à ce projet. En vigueur depuis la fin 2011 entre cinq des filiales du groupe Spie et quatre de nos fournisseurs, l'EDI repose sur un principe simple : échanger par télétransmission des données entre des systèmes d'information différents. De la passation de commande, à l'édition de la facture, en passant par l'accusé de bien reçu et l'accusé de réception, tout se fait désormais automatiquement. On limite ainsi le papier mais aussi les risques d'erreurs qui existaient auparavant, dus aux multiples saisies manuelles des informations. Outre les aspects coût, sécurisation et développement durable, l'EDI a également pour intérêt de fiabiliser nos relations commerciales avec les distributeurs qui se sont engagés dans cette démarche à nos côtés. Plus que de simples fournisseurs, ils sont aujourd'hui de véritables partenaires, avec qui nous travaillons à l'amélioration continue du système. Nous avons créé une véritable relation de proximité avec des partenaires locaux. Comme pour nos équipes des services achats et comptabilité, nous les avons accompagnés dans cette évolution par des actions d'information et de formation, avant et pendant le déploiement de la solution. Encore aujourd'hui, un support est proposé aux utilisateurs. Dès lors qu'il y a du changement dans une entreprise, c'est important de l'accompagner si l'on veut éviter des pertes de productivité. Et plus de deux ans après le déploiement de l'EDI, nous continuons de le mettre à jour pour pérenniser son bon fonctionnement chez nous et chez nos fournisseurs. À ce jour, à l'échelle de Spie Sud-Ouest, un flux de 42.000 commandes transite par l'EDI, soit 20 % de notre activité. Au total, la dématérialisation nous a permis d'économiser 1,6 ETP (équivalent temps plein), pour les repositionner sur des tâches à valeur ajoutée. L'objectif est désormais d'étendre l'EDI à davantage de fournisseurs, à condition qu'ils aient la volonté d'adhérer au projet et que cela soit techniquement faisable. »
Lauréate du Trophée des Achats 2014 de la CDAF Midi-Pyrénées (lire page 5), Spie Sud-Ouest s'est dotée d'un outil d'Échange de Données Informatisées.
