« La digitalisation de l'entreprise, nous l'avons entamée il y a trois ans en numérisant nos archives. Ça répond à un besoin de place mais aussi pour mon mari et moi, qui sommes à la tête de l'entreprise, de transmettre notre mémoire et notre organisation. Dans une PME de 12 salariés comme la nôtre, les informations ne sont pas toutes centralisées et souvent on fait appel à sa mémoire ou au savoir des plus anciens. Dans l'atelier, nous avons 40 machines pour sept opérateurs et tous sont polyvalents sur l'ensemble des postes. Chaque machine possède un classeur comprenant des fiches, des schémas, les cahiers des charges clients... Des documents qui ne sont pas toujours mis à jour et abîmés par l'utilisation en atelier. Toutes ces informations étaient dispersées et peu lisibles, ce qui compliquait le travail des nouveaux arrivants dans l'entreprise. Il fallait les centraliser. J'ai trouvé la réponse à nos attentes grâce à une formation de la Chambre de métiers sur les outils numériques et web. On nous a présenté différentes applications gratuites et disponibles sur internet qui solutionnaient le problème. L'ensemble des documents de l'atelier est désormais disponible sur Google Drive, un espace de stockage et de partage de données en ligne. Il n'y a pas d'achat de licence, c'est gratuit. Le seul investissement a été l'achat de tablettes pour les salariés en septembre 2015. »
Forces de propositions
« La tablette, c'est leur nouvelle caisse à outils. Ils y retrouvent le dossier technique pour chaque client, le suivi des normes, l'entretien des machines... Il y a eu des peurs au départ, certains opérateurs ne connaissaient pas l'environnement d'une tablette, mais au bout d'une semaine les craintes se sont envolées. Et après un an d'utilisation, c'est hors de question pour eux qu'on leur retire les tablettes ! Les opérateurs ont d'ailleurs été forces de propositions sur d'autres usages. Ils ont par exemple suggéré de créer un fichier sur les dysfonctionnements récurrents et les modes opératoires des machines. Au lieu de faire appel à la mémoire individuelle, on utilise l'application Skitch qui permet d'annoter des photos avec des flèches et des explications. Ou encore, grâce à Skype on peut contacter un dépanneur pour lui montrer et faire entendre la machine afin de détecter des problèmes éventuels. Concrètement, la mise en place des tablettes limite les erreurs et les pertes d'informations dans l'entreprise. C'est un vrai gain de temps, même si aujourd'hui nous ne sommes pas en mesure de l'estimer précisément. Pour les utilisateurs, c'est valorisant de leur confier un outil moderne et de les impliquer. D'une digitalisation des outils papier, la tablette nous fait aujourd'hui évoluer vers de nouveaux usages. Mais ça nous a demandé 6 mois de travail avant la remise des tablettes pour scanner les documents et surtout définir une arborescence du fichier. Le point important, c'est tous les jours de rendre accessibles toutes ces informations à l'ensemble de l'entreprise.
