«Quand nous ne sommes pas présents en amont, notre taux de transformation n'est que de 5%. Par contre, lorsqu'on connaît déjà l'acheteur public, nos chances de l'emporter montent à 50%», explique Vincent Bercé, qui dirige le standiste BK Event. Partagée par la grande majorité des experts spécialisés dans l'achat public, la règle d'or de ce patron de PME est résumée par Thierry Craye, dirigeant du cabinet de conseil Optivente: «Les chances sont très réduites quand l'entreprise n'a pas de contact avec l'acheteur». Quand alors et pour quelles raisons taper à la porte de l'administration? «C'est un travail de prospection quotidien, que l'on concentre sur des cibles qui exposent très souvent à des salons ou à des forums», indique Vincent Bercé. Cette prospection commerciale classique permettra à vos prospects de vous identifier et, pourquoi pas, de faire appel à vous à l'occasion des commandes de gré à gré, catégorie de marché pour laquelle l'acheteur public a le droit de s'adresser à l'entreprise de son choix, sans recourir à la publicité.
Faut-il participer à l'élaboration du cahier des charges?
L'autre avantage de ce travail de fourmi, c'est d'être en mesure de détecter très en amont les appels d'offres. Voire de participer avec l'acheteur public à l'élaboration de son cahier des charges. «La loi autorise tout contact préalable entre l'acheteur public et l'entreprise dans la mesure où cela contribue à l'élaboration du cahier des charges. Cela permet à l'acheteur public d'éviter de demander un mouton à cinq pattes», précise Thierry Craye. Pour l'entreprise, c'est, d'une part, la certitude de bien comprendre les besoins de l'acheteur. Ne pas hésiter alors à entrer en relation avec toutes les personnes impliquées dans le processus de décision (utilisateurs, interlocuteurs techniques, administratifs, décisionnaires finaux, etc.). D'autre part, c'est l'occasion rêvée de valoriser l'entreprise, de mettre en avant la qualité de sa prestation et ses avantages concurrentiels (une proximité géographique peut ainsi permettre d'intervenir dans un délai rapide, etc.). Attention, «contribuer à faire émerger le besoin et participer à la rédaction d'un cahier des charges prend du temps et n'offre aucune garantie de succès», certifie Laurent Blind, dirigeant du cabinet Cavena. Mais parfois, ça paie. Certaines entreprises estimant même que leurs chances sont totalement hypothéquées si l'appel d'offres est publié sans qu'elles aient pu se positionner en amont du dossier.
Se positionner en amont
Car, comme l'assure Thierry Craye, «dans certains appels d'offres, on reconnaît parfois des spécificités ou un avantage concurrentiel d'une entreprise concurrente. On pense tout de suite alors que l'appel d'offres est truqué. Honnêtement, je ne dis pas que ce n'est jamais arrivé, mais cela reste excessivement rare. Ce qui se passe la plupart du temps, c'est qu'un fournisseur se positionne en amont du cahier des charges, que l'acheteur public trouve dans son offre une caractéristique qui l'intéresse et que cela se reflète dans l'appel d'offres. Influencer un cahier des charges, on peut le subir... ou en être un acteur». Une fois l'appel d'offres publié, la porte des administrations ne se ferme pas pour autant, même si le cadre légal devient très strict.
Obtenir des informations décisives
«Il est toujours possible de demander des précisions. Théoriquement, l'administration est tenue de répondre à l'ensemble des candidats pour ne pas en favoriser un au détriment des autres. Mais, dans la réalité, cela ne se passe pas toujours comme cela», explique Laurent Blind. C'est votre dernière chance de demander tous les renseignements qui peuvent encore vous manquer: savoir si le marché était déjà aux mains d'un prestataire; connaître plus précisément les critères d'attribution ainsi que les sous-critères; avoir une idée du budget. Autant d'informations cruciales qui permettent ensuite de faire la différence. À condition toutefois de ne pas rater la dernière étape, celle de la proposition commerciale.
Nouer des relations avec les acheteurs publics est un élément essentiel pour maximiser ses chances de succès. Cela vous permet d'obtenir des informations clés, voire même d'influencer le cahier des charges.
