Marquée par plusieurs mois de confinement, l’année 2020 est devenue le déclencheur d’une réflexion quant à l’usage des bureaux et leur fonctionnement en période d’épidémie. Dirigeants d’entreprise et salariés ont dû composer avec une nouvelle réalité, vue dans un premier temps comme temporaire, mais qui génère des interrogations plus longues à propos de l’aménagement des espaces de travail.
Avec des effectifs en télétravail durant les pics épidémiques de Covid-19, nombre d’entreprises ont pris la mesure des mètres carrés disponibles dans les espaces de travail surtout tertiaires. Comment aménager ces mètres carrés pour un retour sécurisé dans les bureaux ? Comment mettre à profit des surfaces devenues vacantes ? De quelle manière articuler télétravail et utilisation des espaces sur site ? Voilà autant d’interrogations qui émergent en temps de crise sanitaire.
Vers plus de flexibilité des espaces
Consultante chez Steelcase (CA : 3,7 Md $ ; 12 000 collaborateurs), aménageur d’espaces tertiaires dont le centre de ressources pour l’Europe, le Moyen-Orient et l’Afrique se situe à Schiltigheim près de Strasbourg (200 collaborateurs), Nathalie Rigaut estime que « l’espace est un levier stratégique. La crise du coronavirus accélère la prise de conscience des dirigeants et les entreprises se posent la question : quelle est ma responsabilité, comment se sentir en sécurité, que faire sur l’empreinte immobilière ? ».
Dans une étude publiée en septembre 2020 intitulée « Les impacts de la Covid-19 sur le marché des bureaux flexibles », le groupe JLL de conseils en immobilier d’entreprise anticipe que « 30 % des bureaux seront consommés de manière flexible en 2030. […] Le futur de l’immobilier sera constitué d’une palette de solutions flexibles ». Par solutions flexibles, JLL entend espaces de coworking, centre d’affaires ou encore location de bureaux à l’heure.
Régis Monot, responsable des ventes chez Steelcase, tempère : « dans les petites entreprises, les temps de réflexion sont plus longs et l’urgence immobilière différente car le dirigeant, souvent propriétaire des locaux, y voit un enjeu de transmission patrimoniale. De plus, en province, le trajet domicile travail, qui peut être un accélérateur au télétravail, est souvent effectué avec son véhicule personnel, moins anxiogène que les transports en commun dans les métropoles ».
Espacer pour distancier ?
Alors, comment appréhender ces mètres carrés constitués par les bureaux d’entreprises ? Une des pistes est de les utiliser. « Avec le développement du télétravail, la tendance est à la diminution des surfaces et des mètres carrés. Or, si les moyens le permettent, il faudrait penser le contraire et utiliser les grandes surfaces de bureaux pour permettre la distanciation physique prônée parmi les gestes barrière », appuie Marc Hertrich, architecte d’intérieur originaire de Strasbourg, cofondateur du studio parisien MHNA (CA : 3 à 4 M€ ; 25 collaborateurs). Emmanuel Dufrasnes, architecte et professeur à l’École supérieure d’architecture de Strasbourg, concède de son côté que « sans oublier la question de la persistance des virus et bactéries sur les surfaces, plus l’espace est grand et moins il y a d’occupants, alors moins le risque sanitaire est important ». Pour autant, « la notion d’espace s’apparente au luxe et la tendance, dans le tertiaire, est la réduction des m²».
Cette réflexion quant aux besoins en mètres carrés dans les espaces tertiaires peut amener certaines entreprises à prendre des décisions plus radicales. Le groupe bancaire strasbourgeois Crédit Mutuel Alliance Fédérale (72 000 collaborateurs) a par exemple renoncé à la construction d’un bâtiment de 14 étages dans le quartier d’affaires Archipel à Strasbourg. Le projet, chiffré à 80 millions d’euros, visait à regrouper, dans un même lieu, 1 000 de ses salariés travaillant dans l’Eurométropole de Strasbourg. Un porte-parole de la banque explique cette décision « en raison d’une gestion rigoureuse face à un avenir incertain dans le contexte de crise sanitaire. De plus, l’épidémie de Covid-19 et le recours au travail à distance qui en a découlé ont massivement accéléré le changement dans les modes de travail. Tous les grands groupes estiment qu’ils auront sans doute besoin de moins de mètres carrés à l’avenir. »
Des mètres carrés bien utilisés
Pour une entreprise, se faire accompagner dans son projet immobilier permet de prendre en compte les nouveaux usages en place dans le monde tertiaire. Korus (CA : 150 M€ ; 300 collaborateurs), contractant général pour l’immobilier commercial et tertiaire, guide les entreprises dans leur plans de construction ou de réhabilitation immobilière. Selon Thomas Velty, directeur régional de l’agence Korus Nord Est (CA : 10 M€) basée à Nordhouse (Bas-Rhin), « une programmation sur mesure se déploie sur plusieurs aspects : le juste nombre de mètres carrés au bon endroit, l’adhésion au projet en interne et en externe et la prise en compte du bien-être du collaborateur ». La réflexion quant aux usages des mètres carrés était déjà là et la crise sanitaire n’aurait fait que l’accélérer, selon Thomas Velty. Il estime que « les règles sanitaires ont un impact sur la façon de manager et sur l’aménagement des espaces ». Avec le développement du télétravail et la baisse de la fréquentation des lieux tertiaires, Thomas Velty s’interroge sur « la façon de proposer des espaces qui permettront de télétravailler tout en préservant une dynamique de groupe. Que nous travaillons au bureau, à la maison ou dans un tiers lieu, il faut trouver une continuité pour proposer le même espace de travail et de confort ».
Une configuration que Novartis (3 000 salariés en France) semble avoir prise en compte. Le groupe pharmaceutique suisse a en effet alloué une enveloppe forfaitaire à ses salariés concernés par le télétravail pour aménager leur espace de travail à domicile. À Huningue (Haut-Rhin), le centre de biotechnologie de Novartis compte 690 collaborateurs. 334 d’entre eux ont reçu une prime de 425 euros bruts destinée à l’équipement de bureau chez soi (au-delà du matériel fourni par l’entreprise) et à la flexibilité de l’organisation du travail.
Un enjeu en matière de ressources humaines ?
En temps d’incertitude sanitaire, se sentir impliqué est d’autant plus important pour un salarié dont l'espace de travail peut se retrouver chamboulé. Au sein du groupe Orange, dans le cadre d’une démarche RSE, cela fait une dizaine d’années que l’aménagement des espaces de travail est co-construit avec des médecins du travail, des ergonomes, mais aussi avec les salariés. À Strasbourg, le groupe de télécoms va rénover 1 800 m² au sein de son ensemble de bâtiments de 30 000 m² dénommé Wodli. « Le premier bâtiment date des années 1950. Au départ, ce site était dédié à la technique. Cette fonction se réduit et nous allons ainsi réaménager 1 800 m² de surfaces pour de l’activité tertiaire », explique Philippe Joly, responsable de projet immobilier à la direction territoriale Nord Est chez Orange. Les salariés ont été consultés au moment de l’élaboration du projet et les travaux doivent débuter cette année pour un an et un investissement de 2,5 millions d’euros. Réaménager les bureaux en impliquant les salariés pour offrir un cadre de travail flexible où l’on se sente bien, c’est aussi « une façon d’éviter le turnover et de fidéliser les équipes », souligne Philippe Joly.
Un constat également exposé par le holding IWG, basé en Suisse et spécialisé dans les espaces de travail flexibles. En 2019, il a publié l’étude Global Workspace Survey réalisée auprès de 15 000 salariés de cent pays. Ainsi, « quatre personnes interrogées sur cinq pourraient envisager, devant deux offres d’emploi similaires, de décliner celle qui ne proposerait pas de possibilité de travail flexible ».
La réponse de l’innovation
La réflexion quant au réaménagement des bâtiments Wodli a été ouverte il y a trois ans chez Orange. Entre temps, la crise sanitaire a éclaté et de nouveaux éléments ont pu entrer en jeu. Le projet final, dont la programmation a été réalisée par Korus, a été présenté aux salariés à l’été 2020. À l’aune du Covid-19, les interrogations les plus récurrentes ont concerné « la circulation de l’air et la climatisation », se souvient Philippe Joly. Celui-ci pousse la réflexion dans les choix technologiques, comme la suppression du nombre de portes ou la possibilité de les laisser ouvertes pour éviter de toucher des poignées ou encore l’usage de filtres à charbon aux propriétés virucides. « Cela nécessite une anticipation en prévoyant des espacements plus larges pour les systèmes de ventilation évolutifs selon les besoins ».
« Beaucoup d’entreprises, dans l’expectative, s’interrogent quant au souci d’adéquation entre le besoin immédiat, la réponse médicale à l’épidémie et le temps et coût de développement d’un produit »
Des besoins qui font appel à l’innovation pour aménager les espaces. Philippe Beyer, président du Génie de l’habitat, association d’une soixantaine d’entreprises du Grand Est spécialisées dans l’aménagement des espaces de vie, a constaté que « des entreprises adhérentes ont mis à profit le premier confinement pour développer de nouveaux produits liés à la problématique du Covid ». Cependant, Philippe Beyer considère que « beaucoup d’entreprises, dans l’expectative, s’interrogent quant au souci d’adéquation entre le besoin immédiat, la réponse médicale à l’épidémie et le temps et coût de développement d’un produit ». Le président de Génie de l’Habitat et dirigeant de Fleck Sécurité (CA 2019 : 3 M € ; 25 collaborateurs), à Wittenheim (Haut-Rhin), concède que « des évolutions rapides vont se produire pour proposer des solutions d’aménagement répondant aux besoins en période de Covid. Mais il faut d’abord définir le temporaire du définitif ».
Tristan Rodriguez, co-dirigeant du groupe Kramer (CA : 85 M€ ; 242 collaborateurs), fabricant de robinetterie basé à Obernai (Bas-Rhin), estime quant à lui que « nous restons humains, nous avons besoin de voir, de toucher, de sentir. Si l’on croit qu’avec la crise sanitaire, la solution sera dans le tout digital et le tout sensitif, nous nous trompons ». Sans être réfractaire à la digitalisation, le jeune dirigeant prône des solutions complémentaires en parallèle. Son groupe développe par exemple des revêtements antibactériens et a lancé depuis un an et demi, à travers sa marque haut de gamme Horus (CA : 5 M€ de CA ; 30 collaborateurs), une gamme de robinets en inox dit 316, « un matériau aux propriétés imputrescibles et antibactériennes avec lequel nous avons équipé récemment un hôpital ». Au regard de ces enjeux, Régis Monot de Steelcase tranche : « les aménageurs de bureaux sont aux devants d’une période passionnante, face à un espace en rupture ».
