Budgets déplacements en berne en ces temps de crise, sensibilisation à l'empreinte carbone, gain de temps tout simplement... autant de raisons pour lesquelles la visioconférence a le vent en poupe en entreprise. Les TPE pourront éventuellement se contenter de solutions grand public de visioconférence comme Skype, voire une application de messagerie instantanée comme Windows Live Messenger; mais pour une réelle qualité de service et l'assurance de sa fiabilité, il faudra investir dans un équipement adéquat. Lequel devra être adapté aux usages de l'entreprise pour donner pleinement satisfaction.
Des solutions selon les budgets
S'il s'agit juste de relier des bureaux distants, la visioconférence en salle suffira. Diverses solutions existent selon les besoins... et le budget. L'équipement inclut des caméras, des écrans, des ordinateurs pour compresser le signal vidéo et le transmettre, un canal d'envoi et de réception des données, des outils logiciels de partage de documents,etc. La question de l'acheminement du signal est cruciale: louer des liens spécialisés est coûteux, surtout vers l'étranger, et mieux vaut exploiter les réseaux habituels de l'entreprise - d'ailleurs, l'installation d'une solution de visioconférence nécessite parfois une mise à niveau de l'infrastructure informatique. Il faut alors mettre en place une politique de qualité service de façon à rendre la vidéo prioritaire, ou au moins le son qui devra être dégradé a minima. Notamment pour la visioconférence en langue étrangère - anglais par exemple - lorsque tous les participants ne maîtrisent pas celle-ci parfaitement: la qualité du son est alors primordiale. Selon l'équipement, il en coûtera entre quelques milliers d'euros et dix fois plus pour équiper une salle. Auxquels il faudra donc rajouter, si elle est nécessaire, la location du canal haut débit pour les données.
La téléprésence
Si certains collaborateurs en situation de mobilité doivent rejoindre des conférences vidéo, un logiciel sera installé sur leur ordinateur portable, la webcam intégrée faisant office de caméra. La qualité de la vidéo, compressée, s'adaptera automatiquement à la bande passante du réseau utilisé: en 3G par exemple (la norme de téléphonie mobile), le signal vidéo sera réduit au maximum pour laisser la priorité à la voix. Enfin, la téléprésence représente la version très haute de gamme de la visioconférence. De grands écrans Full HD pour afficher les intervenants en taille réelle ou quasi, des caméras, un canal de communication réservé pour acheminer vidéo et voix:la facture peut s'élever à plusieurs centaines de milliers d'euros... par salles équipées. Mais le confort est alors optimal, et le retour sur investissement atteint grâce à une diminution importante du budget voyages. Attention quand même à ne pas sous-estimer la résistance au changement de certains collaborateurs. Laquelle sera bien entendu d'autant plus limitée que des moyens de formation au nouveau système de visioconférence auront été dégagés.
Portée par les coupes dans les budgets déplacements et les effets du développement durable, la visioconférence s'impose dans le monde des TPE-PME. En fonction de leur besoin et surtout de leur budget, un large panel de solutions leur est proposé.
