«Mettre en place des tableaux de bord prévoyant sous différentes formes les entrées et les sorties d'argent de l'entreprise, c'est le nerf de la guerre en matière de gestion de trésorerie. Pas besoin de logiciels compliqués, un tableur Excel ou même un simple cahier suffisent», assure Richard Gil, expert-comptable associé, responsable des bureaux de Chinon et Bourgueil du cabinet Strego. Quelques indicateurs sont incontournables!
- Les indicateurs avancés du CA.
«Le prévisionnel est un mix de trois données: l'encaissement (NDLR: ce que l'entreprise a facturé et va encaisser dans les mois à venir), le carnet des commandes déjà signées et les affaires actuellement travaillées», détaille David Brault. Pour déterminer ce dernier paramètre, il est conseillé de s'appuyer sur des indicateurs précis: nombre de visites effectuées chez les clients, nombre de propositions émises, taux de concrétisation, panier moyen de la commande,etc.
- Le suivi du CA
. L'activité commerciale est le premier indicateur. «Il faut surveiller la montée en puissance du CA tout au long de l'année en remplissant chaque mois un tableau avec l'estimation des volumes de prospects, clients et le CA correspondant et le mettre à jour avec le CA réalisé», indique Richard Gil.
- Le budget d'exploitation
. Mensualisé
et exprimé en HT, il est établi sur la base des engagements de dépenses et de recettes. Il définit le volume de CA, les frais de fonctionnement, les investissements. En comparant les réalisations par rapport aux objectifs, il mesure la performance de l'entreprise globalement mais aussi par activité ou par produit.
- Le budget de trésorerie. Il
traduit les engagements en encaissements et décaissements en tenant compte des délais moyens de paiement observés dans le passé. Il prévoit les flux d'entrée et de sortie mois par mois pour l'année en cours. Il se compose de trois parties: le budget des encaissements (les créances recouvrées et, hors exploitation, les apports en capital, emprunts contractés,etc.), le budget des décaissements (le paiement des matières premières, des salaires, de la publicité, des impôts, taxes, charges financières... et, hors exploitation, des remboursements d'emprunts, investissements,etc) et enfin du budget de la TVA.
- Le plan de trésorerie glissant
. Issu du budget, il est actualisé au fil du déroulement de l'année. Mensuel ou hebdomadaire, il juxtapose les prévisions des douze semaines à venir et les réalisations des neuf mois écoulés. C'est donc la photographie la plus exacte de la trésorerie lors d'un mois M.Il permet également de mettre à jour les hypothèses des mois à venir.
- La balance Agée.
Elle permet de suivre l'évolution des règlements clients à venir, de connaître la date d'échéance des créances... Mettre en place un système de suivi rigoureux de la balance Agée et de l'encours clients en organisant des réunions spécifiques autour de ces indicateurs est un outil précieux. «La balance Agée circule rarement en interne. Or elle peut devenir un outil de communication et de motivation pour associer les salariés à une démarche d'accélération des encaissements» indique Richard Gil.
Pour détecter les soucis de trésorerie et y faire face sans urgence, rien ne vaut la mise en place de tableaux de bord. Mais de quoi doivent-ils être composés?
