L'AFDE a établi une chronologie du "déroulement idéal" d'un projet de déménagement administratif sans particularités techniques, humaines et environnementales.
J -90 à J -60
Rédaction du cahier des charges. Lancement de l'appel d'offres, réception et validation des offres.
J -60 à J -30
Mise en place d'une cellule technique "repérage, étiquetage et validation des volumes". Cette cellule a notamment pour mission de déterminer sur le plan les implantations des meubles dans les bureaux. Elle doit aussi programmer des réunions d'informations.
J -30 à J -15
Livraison des fournitures, demande d'autorisations administratives, réunions de suivi
J -15 à J -2
Lancement de l'opération archivage pour éviter de déménager le superflu. Opérations de "mise au pilon". Informations sur l'emballage et le déménagement. Vérification de l'emballage et de l'étiquetage si ces opérations sont réalisées par l'entreprise qui déménage. Une opération qui peut prendre du temps mais qui s'avère nécessaire.
J -1
Affichage des plans d'implantations définitifs dans les locaux d'arrivée. Mise en place des protections sur le site de départ et d'arrivée. Transfert informatique éventuel.
Jour J
Phase de déménagement. Selon l'importance du mouvement, les actions de raccordement téléphonique et informatique se feront le Jour J ou à J+1.
J +1
Selon l'importance du déménagement, il convient de mettre en place une équipe d'assistance post-déménagement. Dotée d'un numéro de téléphone spécifique, elle est chargée d'enregistrer les appels (réclamations et/ou demandes d'assistance) et de les dispatcher vers les services concernés (télécoms - maintenance - déménageurs...)
J +3
Confirmation à l'entreprise de déménagement des éventuels dommages constatés lors de la livraison. Cette formalité doit être effectuée au maximum dans les 3 jours de la livraison.
Un déménagement, ça se prépare! Une mauvaise surprise sera plus facile à gérer si le planning est à l'origine hyper chronométré.
