Avec internet, il est désormais assez simple de faire son marché en direct sans passer par une agence spécialisée pour organiser son séminaire. Comparer des établissements, des prestations, des prix, réserver en ligne ou par téléphone, etc. Cette solution, plus économique au premier abord, peut parfois vite s'avérer être un bien mauvais calcul.
Des tarifs professionnels
« En période économique difficile, les entreprises ont tendance à s'orienter vers la solution interne pour organiser leur séminaire. Elles pensent qu'en s'évitant des frais d'agences, elles parviendront à faire des économies, mais c'est souvent une erreur », commente Annie Heitor, responsable « incentives » et dirigeante associée de l'agence parisienne Weddzy.En effet, même en supprimant les 15 à 30 % de marge que s'octroie une agence, il n'est pas dit que vous parveniez à obtenir un prix plus intéressant en direct. Et pour cause, « Les agences emploient des commerciaux qui connaissent leur métier, qui savent négocier des tarifs en fonction de volumes. Ce que ne peut pas faire une assistante de direction par exemple », explique Arnaud Droin, P-dg de Stratevent.« Certes, une agence gagne sa vie, mais elle a accès à des prix professionnels dont ne disposera jamais un client qui négociera en direct », abonde Yves Brunot, dirigeant de l'agence savoyarde Aéreau.
Une question de temps et de garanties
Autre paramètre à prendre en compte : le temps passé par le ou la salarié(e) de l'entreprise qui sera chargé d'organiser le séminaire, d'effectuer les réservations et de coordonner l'enchaînement entre les réunions et les temps d'activité.« Une personne en interne va passer trois à quatre fois plus de temps qu'une agence pour trouver et réserver un hébergement. C'est autant de temps qu'elle ne va pas consacrer à son poste », argumente Arnaud Droin.« Si faire moins cher, c'est faire moins bien avec une assistante qui va passer trois jours pour trouver un hébergement quand nous, on met deux heures, autant ne pas chercher à faire du low cost », ironise Yves Brunot.Autre point notable : une agence, apporte aussi des garanties qu'une entreprise, seule, ne pourrait pas obtenir. « Météo, grève des transports, il y a tellement de facteurs aléatoires dans le déroulement d'un séminaire que se priver d'une agence, c'est prendre un risque énorme », argumente Arnaud Droin.Et de conclure : « L'agence a des assurances, apporte certaines garanties, gère des impondérables qu'une assistante n'est pas en mesure de gérer. En cas de problèmes, vers qui se retourne l'assistante ? Là, le calcul peut s'avérer au final beaucoup plus coûteux. »
Pour réduire le montant de leur facture, certaines entreprises organisent elles-mêmes leur séminaire. Mais cette solution n'est pas toujours source d'économies.
