Autrefois livrées à elles-mêmes et au diktat de leur agence du coin de la rue, les assistantes disposent aujourd'hui d'outils informatiques dédiés, de TMC («Travel management company») ou de plateaux d'affaires, même pour des budgets voyages inférieurs à 250.000? par an. Mais sont elles formées à de telles fonctions? «Non, et ce n'est pas à l'origine leur métier, souligne André Bault, consultant en achats voyages et spécialiste des TPE. On leur demande parfois de prendre en compte 20 ou 40 déplacements par an, dans des villes et des pays qu'elles ne connaissent pas. Impossible à réaliser aux meilleurs prix». La solution? Déléguer. En interne au service achats, en externe à l'agence de voyage. Et de fait, les exemples montrent que l'agence, malgré des frais à chaque transaction, reste bien plus compétitive que le self travel.
Regarder le volume annuel
«Il faut regarder le volume annuel de voyage avant de prendre contact avec une agence», explique Philippe Quillien, responsable de la division affaires chez AS Voyage. À partir de cette information, les professionnels trouveront les solutions économiquement les mieux adaptées à l'entreprise». Et les faits sont là. Lissés sur douze mois, pour un volume voyage annuel de 100.000?, on peut vite faire baisser la note de 4 à 8%. L'astuce? La fidélité. Que ce soit à une compagnie aérienne ou à une chaîne hôtelière car même pour les petits budgets, le volume fera la différence. «Peu de PME/PMI ont conscience qu'elles représentent un compte intéressant pour les voyages d'affaires. À partir de 70.000? par an, on peut avoir un contrat avec Air France, remarque André Bault Mais le voyage, qui peut être le second poste de dépenses d'une entreprise, est rarement analysé comme une structure organisée. Dommage».
On les appelait autrefois secrétaires de direction. Elles sont désormais des «assistantes» et pour beaucoup, elles assurent la gestion des voyages du management de l'entreprise. Quand la secrétaire devient agent de voyage.
