Dans un contexte de crise économique, les entreprises cherchent à optimiser l'ensemble des postes de dépenses. Y compris celui des voyages d'affaires qui restent incontournables dans une politique de conquête de marchés. Les grands opérateurs ont développé des outils dédiés. «La réduction des coûts des déplacements professionnels passe par une meilleure maîtrise de la politique voyage et une automatisation des processus», explique Philippe Berland, manager Transport & Logistique au sein du cabinet Sia Conseil.
Outils dédiés aux entreprises
Selon une étude de Carlson Wagonlit Travel, une meilleure application de la politique voyage conduirait à une économie de 12,6% des dépenses, voire 20,6% en améliorant celle déjà en place - quand elle existe. Pour répondre à ces impératifs, les grands opérateurs ont mis en place des outils dédiés aux entreprises, qui permettent non seulement l'organisation des voyages proprement dits mais aussi la collecte de données en amont et en aval avec des reportings détaillés qui sont un puissant atout à la définition d'une politique voyage. Leurs arguments tiennent souvent à leur positionnement stratégique. American Express Voyages d'Affaires vante ainsi sa "puissance d'achat et de négociation mondiales" tandis que Philippe Quillien, directeur d'AS Selectour Voyages, insiste sur le maillage national de son enseigne: «l'intérêt pour une PME est de bénéficier de notre caractère identitaire basé sur le principe de proximité: un client de Bordeaux contactera en effet son agence locale qui connaîtra parfaitement les contraintes de son client.» Expedia ou le portail ferroviaire SNCF offrent pour leur part des prestations uniquement en ligne. L'une des clefs de la maîtrise des dépenses: un logiciel - les Self booking tools (SBT) - qui permet directement aux collaborateurs de préparer leurs déplacements en fonction des critères prédéfinis par l'employeur, l'entreprise bénéficiant en retour d'un suivi détaillé. «Chaque client est en mesure, grâce à son compte personnel, de "tracker" ses déplacements, gérer son reporting et accéder à son budget voyages d'affaires en temps réel et d'un seul coup d'oeil», explique Jérôme Fouque, directeur général d'Egencia, cinquième agence de voyages d'affaires au monde et n°3 en France. Avec des performances étonnantes. «Les plus grosses entreprises qui, chaque jour, comptent plusieurs collaborateurs en déplacement peuvent - et c'est une des spécificités Egencia - "tracker" chaque collaborateur à un instant T dans n'importe quelle région du monde», explique-t-il. Vision Big Brother? Pas forcément. «Cet outil est devenu primordial pour des sociétés qui missionnent leurs collaborateurs dans des zones exposées à des risques naturels ou instables politiquement parlant», souligne Jérôme Fouque.
Compte de facturation centralisée
Autre outil pouvant contribuer à l'optimisation du poste: les cartes logées, type American Express ou BNP Paribas Air Plus qui donnent accès à un compte de facturation centralisée et implantée dans l'agence de voyages pour le règlement des prestations voyages. Couplées à une carte de paiement, elles autorisent le règlement des dépenses en cours de déplacement (restaurants, locations de voiture), etc.
Organiser ses déplacements professionnels est un vrai métier. Autant donc le confier à des professionnels, qui vous permettront aussi de réaliser des économies.
