Les déplacements professionnels constituent souvent le deuxième ou troisième poste de dépenses derrière les salaires, selon les entreprises. En dépit d'une embellie cette année, l'heure est plus que jamais aux économies. «La crise économique a eu clairement un effet sur les budgets. Les entreprises ont essayé de réduire les dépenses», constate Philippe Berland, manager en charge du secteur Transport et Logistique au sein du cabinet Sia Conseil. En 2007, le poste en France pesait au total 26,6milliards d'euros, en hausse alors de 3,3%. Après deux années de décroissance, les budgets voyages sont repartis à la hausse (2,9%) en Europe, selon le baromètre American Express Voyages d'Affaires qui table toutefois encore sur une baisse de 50%, dans un contexte de croissance limitée à 1%. Même - et peut-être surtout - en période de crise, les déplacements professionnels restent incontournables dans une stratégie de maintien ou conquête de marchés. Le baromètre EVP souligne à cet égard qu'un quart des entreprises interrogées considère les voyages d'affaires comme un investissement. Les budgets en ce domaine peuvent être facilement comprimés. Exemples: en intra, le recours à la visioconférence ou aux désormais incontournables "conf' calls".
Priorité au low cost
Pour les déplacements extérieurs, Philippe Berland note que le recours au low cost est devenu la priorité, de même que la recherche du meilleur tarif pour les hôtels dans des catégories désormais revues à la baisse. «Dans les PME/PMI, la règle est de trouver le meilleur prix», explique-t-il. Les exigences des différents Grenelle ne sont pas non plus absentes des choix des entreprises avec l'émergence de solutions permettant de limiter les émissions de CO2. La réduction du poste déplacements, selon Philippe Berland, passe par la mise en place - ou l'optimisation quand elle existe- d'une réelle politique de voyages en s'appuyant sur les outils proposés par les éditeurs de logiciels spécifiques, en complément ou non des offres des agences de voyages. Objectif: fixer des règles claires pour les collaborateurs qui peuvent dès lors construire leurs déplacements via des outils automatisés (self booking tools), l'entreprise pouvant de son côté exploiter les comptes rendus détaillés, en amont comme en aval.
Outils mutualisés
Certaines agences de voyages proposent des outils mutualisés aux PME/PMI. La plupart des grandes chaînes hôtelières proposent également des services spécifiques aux entreprises, au-delà de la seule carte de fidélité. Les cartes pétrolières permettent pour leur part un suivi des budgets grâce aux relevés détaillés qui génèrent une simplification administrative du traitement. Des applications sont enfin disponibles pour la gestion des notes de frais, avec là encore une automatisation des procédures et donc un gain de temps pour les collaborateurs comme pour les services financiers.
En période de crise, surveiller de près son budget déplacements permet de réaliser des économies importantes. Professionnels et logiciels offrent également des solutions pour optimiser ce poste.
