Le registre du commerce et des sociétés, connu également par son abréviation RCS, existe en France depuis tout juste 100 ans. Il permet de centraliser toutes les informations importantes relatives à votre entreprise. Si vous êtes sur le point de créer une société, il est indispensable de connaitre son utilité et son fonctionnement.
L’intérêt du registre du commerce et des sociétés
Tout comme une personne physique, une personne morale doit être identifiée pour exister valablement aux yeux de la loi. C’est donc le RCS qui enregistre l’ensemble des mouvements d’une entreprise, de sa création à sa disparition. Il permet de centraliser des informations vérifiées tout en assurant la sécurité du milieu entrepreneurial et des affaires.
Les personnes pouvant recourir au RCS sont les personnes morales, c’est-à-dire toute entreprise ayant vocation à s’immatriculer pour s’établir en société (civile ou commerciale), mais également les personnes physiques ayant la qualité de commerçant (entreprise individuelle, EIRL, micro-entreprise…) au regard de leur activité.
Le RCS est aussi important en cours de vie sociale puisqu’il recense toutes les modifications devant être rendues publiques. Qu’il s’agisse de la dénomination sociale, de la forme juridique, des statuts, du capital social, du siège social, le RCS doit obligatoirement tenir compte de toute inscription en mettant à jour les informations propres à chaque entreprise.
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Le fonctionnement du RCS
C’est le greffier qui est au cœur du RCS. Il réceptionne, vérifie, enregistre et conserve les informations relatives aux sociétés et mises à disposition du public. Il peut vous aider à mener à bien l’immatriculation en vue de la création de votre société, notamment en vous fournissant une liste des pièces à lui présenter. Son rôle est donc très important, comme le reflètent les données fournies par le Conseil National des Greffiers des Tribunaux de Commerce (CNG) : on compte autour de 400 000 créations d’entreprises chaque année (immatriculations principales d’entreprises).
En vue d’une inscription ou d’une modification, un dossier devra être constitué avant enregistrement au RCS. Ce dossier comprend plusieurs documents parmi lesquels une attestation de publication d’un avis dans un journal d’annonces légales (JAL). En effet, l’information de création, de modification ou de radiation de la société doit d’abord être adressée aux tiers avant de faire l’objet d’un enregistrement.
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Ensuite, dans la plupart des cas vous aurez le choix entre déposer votre dossier au Centre de formalités des entreprises (CFE), qui se chargera pour vous de transmettre vos informations au RCS, ou directement le déposer auprès du greffe du Tribunal de commerce dont vous dépendez.
Après cette étape, le greffe vous adresse un extrait du RCS, qui contient un extrait Kbis (carte d’identité officielle de votre entreprise) avec votre numéro d’immatriculation et l’éventuelle modification apportée.
Par ailleurs, les registres du commerce des Etats-membres de l’Union Européenne maintiennent une étroite coopération entre eux afin de garantir une sécurité juridique sur le marché unique. En effet, l’accès transfrontalier à l’information sur les sociétés participe à garantir transparence et fiabilité. Ces qualités sont essentielles pour veiller au bon fonctionnement des échanges commerciaux et pourront vous être utiles si vos relations commerciales sont extraterritoriales.
L’évolution du registre vers le numérique
Depuis 2007, des registres du commerce doivent être électroniques. Cette obligation issue de l’Union européenne s’adresse ainsi à tous les Etats-membres. En France, c’est le portail infogreffe.fr qui tient ce rôle en permettant aux entreprises de s’immatriculer directement en ligne et de leur adresser un extrait Kbis en 24 heures. La réalité numérique de ces formalités est donc un gain de temps et d’organisation pour les entreprises mais aussi pour les Greffes.
Toujours en vue de faciliter la vie des entrepreneurs, notamment dans les démarches et formalités à effectuer, les greffiers des tribunaux de commerce ont aussi entrepris quelques changements. Une nouveauté 2019 consiste à délivrer gratuitement un Kbis numérique à tout entrepreneur enregistré au RCS. Anciennement payant, cet accès est désormais illimité et gratuit. Il vous permettra ainsi de pouvoir disposer de ce document à jour (la validité d’un extrait Kbis est limitée à 3 mois) plus facilement, notamment pour les besoins de l’activité de votre entreprise.
Les modalités pratiques du RCS
• Vous devez vous référer au greffe du tribunal de commerce dont vous dépendez (en fonction de l’adresse de votre entreprise) pour effectuer une immatriculation ou toute autre modification durant la vie de votre entreprise.
• Le coût d’enregistrement au RCS en France est d’environ 25 €.
• Le coût d’un extrait d’immatriculation d’une entreprise est d’environ 3€ ou gratuit si c’est la vôtre.
• Il faut compter au minimum 24h à compter de l'envoi de la demande en ligne pour que votre demande soit traitée.
• Le registre contient : l’extrait Kbis des sociétés, l’état d'endettement, les gages sans dépossession, l’historique des modifications, les comptes annuels, les actes et statuts, les procédures collectives, les jugements le cas échéant et le registre des bénéficiaires effectifs.
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