Responsable des achats de Corys TESS, spécialiste des simulateurs pour le transport, ainsi que pour l'énergie (nucléaire, thermique, etc.), Claude Barreaud a eu la lourde responsabilité de piloter l'opération de transfert de l'entreprise grenobloise sur son nouveau site. Deux ans de travail et une semaine de déménagement. Avec, outre le transfert de 250 salariés, des problématiques complexes liées à l'activité de Corys TESS: les salles de serveurs et des réseaux pointus. «Nous avions depuis longtemps l'envie de quitter des locaux qui n'étaient pas vraiment adaptés à notre activité mais c'est l'annonce, en 2006-2007, de la démolition à venir de nos bâtiments qui nous a poussés à prendre la décision de chercher autre chose», explique-t-il. Décision prise courant 2008, le premier acte du feuilleton est la désignation, en interne, d'une petite équipe menée par Claude Barreaud pour prendre en charge l'ensemble du projet. «Ingénieur de formation, j'avais une connaissance du milieu de la construction par des expériences de chantiers d'habitation à titre personnel. C'est un monde assez difficile pour des gens qui n'y connaissent rien. Le risque, c'est de partir dans l'inconnu pour déboucher sur des situations conflictuelles.» Deuxième décision clef: la société s'adjoint les services d'un assistant à la maîtrise d'ouvrage (AMO). «Il est vraiment essentiel de se faire accompagner par des experts, sinon on ne s'en sort pas. Avec Amsycom, nous avons établi un cahier des charges basé sur un audit de l'entreprise pour définir précisément nos besoins immobiliers, présents et futurs au regard de l'évolution prévisible de notre société.» Ce cahier des charges va nourrir l'appel d'offres qui est ensuite lancé sur la base d'une location. «Le groupe de promotion UrbiParc avait un terrain qui nous convenait. Ils ont accepté de mener les études d'adaptabilité à notre métier et à ses évolutions pour construire un bâtiment qui répondait à nos besoins actuels et futurs. Nous avons désormais la possibilité d'augmenter notre surface de trois plateaux de 500 m², sans avoir à toucher ni à perturber le fonctionnement de nos services.Tout a été anticipé, y compris les aménagements.» Finalement, le bâtiment sera livré un mois avant la date prévue «ce qui a grandement facilité le déménagement car tout le câblage a pu être fait durant ce laps de temps et il n'y avait plus qu'à connecter écrans et bureaux.» Six mois avant le jour J, Claude Barreaud et son AMO passent à la phase de préparation du déménagement. «Nous avons réuni régulièrement tous les responsables d'unités pour étudier avec eux tous les aléas envisageables et prévoir toutes les parades. Nous avons aussi mobilisé le personnel, poste par poste.» À la clef, un cahier des charges précis pour contracter avec un déménageur. Prestataire dont les références ont été passées au crible, notamment pour le transfert des serveurs. «Là encore, il est important dans les semaines précédentes de rencontrer à plusieurs reprises les déménageurs pour que tout soit parfaitement calé.»
Étiquettes et référents
L'arme miracle: «L'étiquetage», répond sans ambages Claude Barreaud. «Sous le contrôle de responsables désignés, chaque matériel, chaque PC, chaque écran a été étiqueté pour que chaque chose trouve précisément sa place.» Et la désignation d'un référent dans les nouveaux locaux le jour du déménagement pour éviter les erreurs. «Nous avons débranché le vendredi soir. Le mardi matin, une partie de l'informatique comptable était opérationnelle et le vendredi, tout était terminé», se félicite Claude Barreaud qui retient trois leçons principales dans cette opération: savoir s'entourer de compétences, anticiper pour éviter du stress inutile et savoir impliquer les équipes en interne. «Mais pas trop loin pour éviter la dispersion.»
La construction d'un nouveau siège ou d'un immeuble de bureaux, c'est s'engager sur plusieurs décennies.
Exemple avec la société grenobloise Corys TESS.
