B&B Solutions s’est fait une expertise de la GED, acronyme de "gestion électronique des documents". Celle-ci permet la numérisation de documents en papier (bons de commande, factures clients ou fournisseurs, contrats de travail, comptes rendus…) ainsi que la dématérialisation des processus métier liés. "Il s’agit d’un archivage, d’un classement et d’un stockage automatisés des documents, créant ensuite des circuits virtuels de validation", explique Bernard Borasci fondateur en 2012 de la société qui compte une dizaine de salariés et réalise plus d’1,5 million d’euros de chiffre d’affaires. "Avec la GED, on peut gérer le parc de véhicules, les demandes de congés, les notes de frais… Il suffit d’ailleurs de prendre en photo votre note de restaurant sans avoir besoin de la conserver, et la TVA s'ajoute d’elle-même. Cela permet aussi de faciliter l’accès à l'ensemble des documents, où que l’on soit, depuis un téléphone, une tablette ou un ordinateur. Le tout étant évidemment sécurisé et crypté."
Si elle a été créée autour des systèmes d’impression, B&B Solutions réalise aujourd’hui 60 % de son activité avec la GED. Une part que Bernard Borasci compte doubler d’ici la fin 2022. "Si l’objectif est ambitieux, le potentiel est immense. Nous sommes dans une totale révolution numérique mais en France, nous sommes sous-équipés. Il est encore des entreprises qui envoient leurs factures ou les bulletins de salaire à leurs salariés par courrier, qui font des signatures sur papier or, tout cela à terme n’existera plus. D’autant qu’on nous y oblige peu à peu."
Facture électronique dès 2023
La législation pousse en effet en ce sens. À compter du 1er janvier 2023 par exemple, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures au format électronique. Une obligation d’émettre les factures par voie électronique ainsi que certaines de leurs données à l’administration fiscale s’imposera également de manière progressive entre 2023 et 2025. Quant au bulletin de paie électronique, s’il n’est pas obligatoire, il tend à se généraliser. Le gain de temps et les économies qui en découlent encouragent les entreprises, et plus seulement les plus grandes.
La crise sanitaire et avec elle, l’essor du télétravail, accélère d’autant ces demandes.
Cependant, nombre de dirigeants restent frileux. Les freins sont le plus souvent psychologiques et liés à l’âge. "Selon la génération à laquelle ils appartiennent, certains chefs d’entreprise restent "très papier", impriment des mails pour les lire… Souvent notre interlocuteur n’est d’ailleurs pas le dirigeant lui-même." Pour convaincre de l’intérêt et de l’efficacité de la GED, B&B Solutions organise des démonstrations sous forme de webinaire tous les quinze jours. De quoi ouvrir sa clientèle au-delà des Alpes-Maritimes et du Var où l’entreprise opère principalement. "Nous avons désormais un client à Paris, un autre en Outre-mer.... Une démonstration sur deux aboutit à une signature. Il nous faut les multiplier."
La solution utilisée par B&B Solutions est développée en Corse, par l’entreprise Sages, basée à Ajaccio. Mais c’est l’entreprise sophipolitaine qui assure le service après-vente.
