Jour J - 100
Choix des dates du séminaire. Rédaction du cahier des charges. Celui-ci devrait détailler en profondeur les aspects logistiques du séminaire (choix de la ville d'accueil, hébergement, acheminement des participants jusqu'au lieu, prestations techniques, restauration, etc.), mais également statuer sur la participation d'éventuels experts extérieurs (conférenciers, coaches, etc.) pour enrichir le contenu de l'événement.
Jour J - 90
Demandes de devis pour toutes les prestations logistiques, techniques et humaines listées dans le cahier des charges. Comparaison, et, si la distance le permet, repérage des éventuels lieux «finalistes» pour s'assurer de leur qualité. Vous pouvez aussi sonder les références affichées par les prestataires afin d'avoir leur ressenti sur la qualité du service délivré.
Jour J - 60
Réservation du lieu, des prestations et des intervenants.
Jour J - 50
Définition de la liste des participants au séminaire. Création des supports d'invitation qui prendront en compte - si votre événement en prévoit - le thème général du séminaire. Celui-ci doit être exploité sur tous les supports de communication relatifs à l'événement, afin de bien ancrer l'ambiance choisie.
Jour J - 30
Affichage des documents de communication dans l'entreprise. Envoi des invitations à chaque participant, ainsi qu'aux intervenants éventuels.
Jour J - 15
Validation des participations. Attribution des chambres, en liaison avec vos prestataires. Validation des menus, avec choix éventuels des options (végétarien, etc.) auprès des collaborateurs présents.
Jour J - 10
Envoi du programme et de tous les documents pratiques (fiches d'horaires, plan de voyage, etc.) aux collaborateurs.
Jour J - 7
Expédition de toute la documentation (programmes, éléments de formation, etc.) nécessaires et des éventuels éléments signalétiques (kakémono, oriflamme etc.) sur les lieux du séminaire.
Jour J - 1
Les responsables de l'organisation se rendent sur place pour régler les derniers détails et suivre la mise en place des éléments techniques.
Aussi bon soit le contenu de votre séminaire, il virera au fiasco si vous n'avez pas anticipé bien en amont son organisation logistique. 100 jours semblent un délai idéal.
