Un suivi mensuel avec indicateurs de gestion et tableaux de bord explicites: le réseau Rhône pluriel initiative (RPI) a mis au point un outil logiciel très pointu pour suivre au mieux les jeunes entreprises bénéficiant de son soutien. «Le suivi des entreprises est une obligation pendant le temps de remboursement du prêt, soit durant deux à cinq ans, rappelle Dominique Garralon, délégué général de Rhône pluriel initiative. Cela permet de sécuriser le parcours du porteur de projet.» Jusqu'à maintenant, ce suivi s'effectuait quand le réseau observait un défaut de paiement du remboursement, c'est-à-dire quand le porteur de projet était déjà en difficulté. «Notre soutien arrivait trop tard et ne s'adressait pas à tous les créateurs, ce qui n'est pas conforme à notre idée de l'accompagnement, regrette Dominique Garralon. Nous voulions donc un outil en "temps réel", qui permette de mesurer l'écart entre le prévisionnel et la situation réelle, tout en donnant la tendance sur plusieurs mois.»
Tableaux de bord
Le réseau a donc établi un cahier des charges et s'est tourné vers Augure engineering, société villeurbannaise passée par le réseau, pour la création du logiciel. Le financement (34.000€) a bénéficié du soutien financier de la CNR, de la Banque populaire Loire et Lyonnais, de la Région, d'Effi partenaires et de Portelli production. Le logiciel est en fait composé de deux parties distinctes. La première, l'Observatoire santé économique (Ose) est «un site crypté et confidentiel qui appartient au créateur d'entreprise, explique Michel Frache, président de RPI. Tous les mois il y renseigne cinq indicateurs de gestion sur une échelle de 0 à 10, indicateurs choisis au départ en concertation avec RPI et en fonction de son activité: chiffre d'affaires, solde des comptes bancaires, nombre de devis, nombre de couverts, panier moyen,etc. Ce système familiarise le dirigeant à la gestion par tableaux de bord, sans avoir besoin d'une haute formation en gestion. L'outil a un effet pédagogique et permet un suivi régulier et précis de son activité». Le logiciel édite automatiquement un indice plaçant la société en zone à risque, zone de surveillance ou zone de sécurité. Un algorithme permet également d'inclure les données des mois précédents et l'effet de saisonnalité s'il y a lieu, permettant de pondérer l'indice. L'accompagnateur et le parrain de l'entreprise au sein de RPI reçoivent automatiquement les tableaux de bord et peuvent proposer un accompagnement adapté.
Diffusion nationale
La deuxième partie, appelée Gestion de suivi (GDS), est une base de données pour RPI, avec une fiche très détaillée par entreprise, reprenant notamment les tableaux de bord au fil des mois. «Cet outil nous aide à déterminer les priorités dans les besoins d'accompagnement, commente Michel Frache, et de proposer le membre bénévole le plus apte en termes de formation, compétence ou expérience.» Utilisé depuis octobre2011 par RPI, l'outil a été pensé dès le départ pour être multiplateforme. Il a été présenté à l'ensemble des 245 membres du réseau Initiative et fait déjà l'objet de nombreuses demandes!
Rhône pluriel initiative
(Vienne) Pdt: Michel Frache 04 74 78 44 01 @email
