Confier son projet d'organisation d'un séminaire clients à une agence spécialisée est plus coûteux mais présente aussi quelques garanties. Tour d'horizon de ces précieux conseils à ne pas négliger en tant que dirigeant d'entreprise, pour réussir pleinement son séminaire... Alertées par les professionnels du tourisme, les agences spécialisées disposent d'une longueur d'avance en matière de profondeur d'offres. « Nous sommes plus visibles auprès des professionnels du tourisme qu'un service de communication interne à l'entreprise. Ne pas renouveler nos offres et nos destinations est une faute », estime Jean-Philippe Delage, le fondateur d'EPS Organisation.
Sécuriser les lieux... et les personnes
Autre avantage de la délégation à un prestataire dont c'est le métier : la sécurisation de l'organisation. « Nous connaissons les bonnes compagnies aériennes, les bons traiteurs, les lieux à la mode et de qualité », poursuit Jean-Philippe Delage, qui insiste également sur l'importance accordée par l'invitant à la protection de ses convives. « Nous "blindons" les assurances en posant un contrat d'assistance nominatif sur chaque participant ».
Pouvoir se focaliser à 100 % sur ses clients
Attention, en revanche, l'externalisation implique la définition précise du cahier des charges de la part du donneur d'ordre. Si certains commanditaires ont déjà bien structuré leur démarche et déjà réfléchi à leur programmation, d'autres donnent plutôt l'impression de suivre le mouvement. Le prestataire est là pour éviter les erreurs dès le départ. Parmi les points de vigilance incontournables, on retrouve les problématiques linguistiques, les régimes alimentaires, la qualité et le confort des transports et hébergements, l'accessibilité à tous des activités proposées, etc. Attention à bien surveiller tous ces points !
Commanditaire
« Tout cela, nous le prenons systématiquement en compte. Le commanditaire peut alors se focaliser uniquement sur ses clients et non pas sur la logistique. C'est transparent pour tout le monde », analyse encore Nicolas Charvet, de l'agence Tématis. Plus le séminaire sera ainsi bien préparé en amont, moins de mauvaise surprise il y aura !
