Cela peut sembler paradoxal, mais faire appel à un prestataire spécialisé dans l'organisation de séminaires, et que vous devrez donc payer, peut être une source d'économie. Cette piste est notamment à privilégier si vos équipes ont peu d'expérience en matière d'organisation d'un événement, si la taille de celui-ci se révèle importante ou si vous choisissez d'organiser votre séminaire loin de vos bases. Si vous vous jugez trop «juste» en la matière, vous avez peut-être intérêt à vous tourner vers des agences qui pourront aller jusqu'à vous livrer l'événement clé en main ? il vous faudra bien sûr y intégrer vos interventions, messages corporate et formations ? ou qui se chargeront spécifiquement de certains aspects techniques ou des problématiques de voyage et d'hébergement. «Même si elles ont un coût, ces agences peuvent permettre de dégager des économies. Elles bénéficient généralement de tarifs négociés, peuvent mutualiser des voyages, connaissent les prestataires locaux et peuvent faire gagner un temps précieux, là-aussi garant d'économies», témoigne Géraldine Mirabeau, de l'entreprise francilienne Kompass.
Un guide de bonnes pratiques
Afin de bien sélectionner votre agence événementielle, l'Anae (Association nationale des agences de communication événementielle) tient à disposition sur son site (www.anae.org) un guide de la relation entre annonceur et agences évènementielles, listant tous les éléments clés d'une collaboration fructueuse.
