La gestion des dépenses liées aux déplacements professionnels est devenue le fer de lance des technologies informatiques en matière de déplacements professionnels. Les nouvelles techniques de «end to end» (du début à la fin du voyage) permettent désormais à l'entreprise de piloter de façon totalement numérique les voyages de ses collaborateurs. L'utilisation du SBT (System Booking Tool) pour la réservation, la validation et la gestion globale du voyage est désormais complétée par des solutions innovantes, voire mobiles, de gestion de la note de frais. Cette intégration devrait désormais se poursuivre à grands pas pour voir arriver ce que les géants de l'informatique comme Microsoft appellent le «Travel Desk». Un bureau unique de gestion des services généraux, y compris les voyages, où l'ensemble des activités, des besoins, et des attentes du salarié sont prises en compte par l'entreprise via le PC du collaborateur. «L'univers évolutif de la note de frais va doucement glisser vers une dématérialisation totale», explique Gilles Bobichon de Dimo gestion, l'éditeur de la solution spécialisée Notilus, qui prédit «une approche qui utilisera le mobile, l'ordinateur individuel ou l'interconnexion des moyens de paiement avec les services comptables». Mais la révolution, viendra de la qualité du reporting mis en place. Quelle que soit la taille de l'entreprise, l'approche analytique du voyage va permettre une meilleure imputation de la dépense.
SBT, OBT, les mystères du high tech
Implantés sur un simple PC, les System ou Online Booking tools sont devenus les outils optimisés du voyageur d'affaires. Si généralement le SBT est implanté dans les systèmes informatiques des grandes sociétés, Egencia, filiale d'Expédia, a su mutualiser l'outil pour en faire un site internet dédié à la PME. Hébergé chez le fournisseur, il sert de plate-forme pour l'organisationdes déplacements professionnels. Même approche pour les grands réseaux d'agences de voyage. Ainsi pour AS Voyages (né de la fusion d'Afat Voyages et de Selectour), l'implantation de tels outils est déjà une réalité. «Nous avons aujourd'hui les outils pour répondre aux attentes de best buy des entreprises», explique Philippe Quillien, patron opérationnel du voyage d'affaires chez AS. Chaque utilisateur qui accède au SBT intégré ou déporté trouvera en priorité les compagnies aériennes et les hôtels retenus par l'entreprise. Au delà, et faute de contrats corporate, ce sont les prix les moins chers qui s'afficheront à la une de l'outil. De quoi rapidement faire faire des économies à l'entreprise : au final, entre 8 et 16% sur les budgets voyages des PME/PMI. Un bon début.
La montée en puissance de la technologie facilite aujourd'hui la gestion financière des voyages. A partir de quel budget peut-on intégrer de tels systèmes et comment mieux acheter?
