Confier son projet d'organisation d'un séminaire clients à une agence spécialisée est plus coûteux mais présente aussi quelques garanties. Alertées par les professionnels du tourisme, les agences disposent d'une longueur d'avance en matière de profondeur d'offres. « Nous sommes plus visibles auprès des professionnels du tourisme qu'un service de communication interne à l'entreprise », estime Jean-Philippe Delage, fondateur d'EPS Organisation.
Sécuriser les lieux... et les personnes
Autre avantage de la délégation : la sécurisation de l'organisation. « Nous connaissons les bonnes compagnies aériennes, les bons traiteurs, les lieux à la mode et de qualité », poursuit Jean-Philippe Delage, qui insiste également sur l'importance accordée par l'invitant à la protection de ses convives. « Nous "blindons" les assurances en posant un contrat d'assistance nominatif sur chaque participant ».
Pouvoir se focaliser à 100 % sur ses clients
En revanche, l'externalisation implique la définition précise du cahier des charges. Le prestataire est là pour éviter les erreurs dès le départ. « Le commanditaire peut alors se focaliser uniquement sur ses clients et pas sur la logistique. C'est transparent pour tout le monde », analyse Nicolas Charvet, de l'agence Tématis.
