Jouez le décalage
C'est un principe de base, mais trop souvent négligé par manque d'anticipation: on négocie mieux lorsque les prestataires sont en période creuse. Pour obtenir le meilleur prix sur la location de salles de séminaires ou de chambres d'hôtels, ayez donc les yeux rivés sur le calendrier. Généralement, les réservations portant sur les journées de jeudi et de vendredi, qui sont les plus prisées pour les séminaires et congrès, sont difficiles à négocier. De même, lorsque vous avez choisi la ville qui accueillera votre événement, vérifiez le calendrier des grands salons et congrès qui s'y dérouleront. L'enjeu est d'absolument vous démarquer de ces événements qui assécheront et renchériront le potentiel réceptif de la ville, réduiront les disponibilités et compliqueront la réservation de transports.
Optez pour les «twins»
Plutôt que de réserver des chambres individuelles pour loger leurs salariés, de plus en plus d'entreprises optent pour des chambres doubles, garante d'économies. Cela permet notamment de pouvoir s'offrir un hôtel de standing à un prix raisonnable. «Cela nécessite un bon repérage hôtelier, afin que la qualité de l'établissement compense le passage en "twins", et également un peu de préparation pour constituer les "paires". Mais au final, outre les économies induites, cette initiative peut permettre de tisser des liens plus forts au sein des équipes», témoigne Géraldine Mirabaud, directrice de la communication et ordonnatrice des séminaires de l'entreprise Kompass.
Un déjeuner allégé
Des économies peuvent être réalisées sur le ou les déjeuners organisés durant votre séminaire. «Autant il est important de soigner le repas du soir, qui est véritablement un moment de convivialité, et donc d'en préserver autant que possible le budget, autant le déjeuner offre des possibilités d'ajustement. La suppression du vin, par exemple, y est souvent bien comprise. De même, il est tout à fait possible d'alléger les repas, en supprimant l'entrée par exemple. Cumulées sur plusieurs dizaines de participants et sur plusieurs journées, ces mesures peuvent permettre d'optimiser le budget», assure Didier Guillou, consultant niçois spécialisé en «cost killing».
Trois recettes simples permettent d'alléger ce qui peut peser souvent pour un très gros tiers du budget d'un séminaire: l'hébergement et la nourriture.
