L’épidémie de Covid 19 n’aura pas eu raison de la grand-messe de Groupama Centre Manche. L’assureur voulait en effet réunir à Caen 320 de ses cadres issus de Normandie et des départements de l’Eure-et-Loir, de la Sarthe et de la Mayenne. Un séminaire organisé par l’agence de communication mancelle Machin Bidule, le vendredi 13 mars. Seulement, les premières interdictions de rassemblements sont annoncées par le gouvernement et à trois jours de l’événement, celui-ci apparaît compromis. « Ce séminaire était prévu depuis des mois et constituait pour Groupama un temps d’échanges avec des messages importants à faire passer. Il n’était pas question pour eux de faire une croix dessus », explique Aurélien Chanteloup, directeur opérationnel de l’agence Machin Bidule, en charge du projet.
Un événement créé en moins de trois jours
Une réunion de crise est organisée alors avec la direction générale et l’équipe communication de Groupama. « La partie physique de l’événement a été annulée. Il nous restait deux jours et demi pour le transformer en une conférence virtuelle et collaborative. Nous avons défini un plan d'action ensemble avec le client et nous nous sommes réparti le travail avec les équipes de Groupama. » Machin Bidule a alors bouleversé son planning pour créer de toutes pièces une réunion interactive. Ainsi, les discours sont devenus des vidéos et des podcasts audio et les traditionnelles présentations PowerPoint ont muté en animations graphiques. Pour s’assurer que les messages à transmettre au cours du séminaire ont été bien intégrés, l’agence a mis au point un quiz de fin d’événement. « Il était facultatif d’y répondre, poursuit Aurélien Chanteloup. Néanmoins, plus de 250 personnes sur 320 l’ont fait. Il y a eu une vraie satisfaction de Groupama suite à ce séminaire, notamment des collaborateurs qui ont vu la capacité de leur société à rebondir en temps de crise. »
La question de l’après-crise
Une capacité de rebond qui questionne sur l’agilité des entreprises, nourrissant la réflexion de Ludovic Alvarez, codirigeant avec Olivia Guilbaud de Machin Bidule. « Nous avons transformé avec succès un séminaire d’une journée en un webinaire de deux heures. Cela prouve qu’il y a d’autres possibilités pour réunir les gens. Le contexte actuel perturbe nos habitudes dans le bon sens et donne à réfléchir sur notre capacité à bousculer nos plannings et à gagner légèreté. »
Frappée par la première vague d’annulations d’événements, l’agence a vu arriver le tsunami de la crise et s’est organisée en conséquence. « Nous avons les outils pour faire face. L’équipe est passée en télétravail et nous avons piloté à distance l’entreprise. La vraie difficulté a été de montrer que nous étions toujours ouverts et d’identifier nos clients encore en activité. »
Malgré la souplesse de son agence, le chef d’entreprise reconnaît que celle-ci a été ébranlée par la crise du coronavirus. « En quatre jours, nous avons perdu 15 % de notre chiffre d’affaires annuel en lien avec des reports et des annulations d’événements. Nous sommes aujourd’hui cinq sur quatorze à travailler, mais prêts à stopper le chômage partiel dès que possible sur certains postes. »
