Depuis 2014, toutes les entreprises ayant un mode de facturation autre que celui de la facture électronique, de type EDI ou format PDF assorti d’une signature électronique, doivent répondre d’une piste d’audit fiable pour les factures émises ou reçues. Cette démarche consiste à mettre en place un processus continu intégré avec la description claire et exhaustive du cheminement des opérations (flux d’informations et financiers), de leur documentation (pièces justificatives) et de leur contrôle.
Objectifs : garantir l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture et reconstituer de façon complète et irréfutable la chronologie du processus de facturation, comme préalable à la mise en œuvre de la facturation électronique à partir de juillet 2024.
Si l’entreprise a toute latitude opérationnelle pour élaborer sa piste d’audit fiable, l’administration fiscale aura un niveau d’exigence ou de tolérance variable en fonction de la complexité de l’organisation et de la volumétrie des opérations. Si la traçabilité est jugée insuffisamment documentée, le fisc pourra douter de la véracité des factures, exposant l’entreprise à diverses sanctions : remise en cause de la déductibilité de la TVA ou amende pour émission de factures de complaisance.
Un enjeu économique
L’enjeu de la piste d’audit fiable est crucial pour l’entreprise car la démarche permet de tirer avantage de la transition numérique de l’entreprise : amélioration des processus de gestion et de productivité, conformité, sécurité des flux financiers et comptables, réduction de l’impact environnemental et des coûts administratifs, protection du patrimoine de l’entreprise.
Sa mise en place dans les entreprises qui disposent déjà de processus de traitement et de contrôle notamment grâce aux ERP, se fait avec l’aide des professionnels du chiffre. Ces derniers pourront accompagner la revue des systèmes, la réalisation de tests de fiabilité des données et des contrôles associés, des conditions de leur sécurisation, ainsi que la rédaction de la documentation requise.
Enfin cette démarche obligatoire mérite d’être intégrée à la transition numérique globale de l’entreprise, les contraintes imposées par le législateur étant alors vécues comme une opportunité pour l’entreprise soucieuse de développer sa sécurité, sa compétitivité et son attractivité auprès des nouvelles générations.
