Passez à l'archivage électronique

Par la rédaction, le 06 mai 2016

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Pour réduire de manière drastique les supports papier, de plus en plus d'entreprises ont recours à l'archivage électronique des documents. Plus besoin de les imprimer pour en conserver une copie, ni d'emplacement spécifique pour les stocker, il existe aujourd'hui de nombreuses solutions de gestion électronique de documents (Ged) qui permettent de numériser, indexer, classer et retrouver quasi instantanément l'ensemble des documents de l'entreprise. Avec la Ged, tout est centralisé sur un serveur unique ou dans le cloud. « Pour vous donner un ordre d'idée, un de nos clients spécialisé dans l'édition de partitions musicales est passé d'un entrepôt de 4.000 m² à 50 m² pour le stockage de ses archives papiers grâce à la Ged », illustre Guillaume Lecuyer, directeur marketing produit chez Visiativ. Éditeur et intégrateur de solutions numériques pour l'entreprise, le groupe lyonnais a renforcé son positionnement dans la Ged en reprenant en 2013 la société Novaxel. Une société qui dès 2003 avait opté en interne pour cette approche. « À l'époque avec 20 salariés, nous avions estimé que la Ged nous permettait d'économiser une tonne de papier par an, soit 17 arbres et 46.000 litres d'eau », explique Martine Joulia-Cubizolles, fondatrice de Novaxel. « Certains documents doivent être conservés en format papier pour des raisons légales, mais on peut tout de même réduire de plus de 50 % ses supports papier grâce à la Ged », abonde Marc Place, président d'Elan.




Pas que pour l'administratif

Un ratio qui peut augmenter si l'on ne cantonne pas la Ged aux seuls documents administratifs. En effet depuis quelques années, des entreprises comme Qwam se sont spécialisées dans la Ged de documents textuels et multimédias à forte valeur ajoutée. Études, articles, rapports, présentations... « Nous intervenons sur la dématérialisation de toute la partie business d'une entreprise. Vous pouvez avoir besoin de réaliser des impressions pour aller sur des salons, mais en interne, vous fonctionnez avec la digitalisation de tous vos documents métiers. Cela permet de faciliter le partage entre les collaborateurs sans avoir à imprimer un document en plusieurs exemplaires », détaille Christian Langevin, directeur général de Qwam. Une telle solution coûte « entre 30.000 ? et 200.000 ? selon les volumes, la typologie des documents et le nombre de personnes, mais le retour sur investissement se fait en moyenne sur 18 mois », assure le dirigeant.

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