Optimiser sa gestion des impressions, c'est bien. Mais pour réduire de manière plus drastique ses supports papier dans l'entreprise, « il faut privilégier autant que possible les échanges électroniques, aussi bien en interne qu'à l'externe avec ses clients et fournisseurs », préconise Marc Place, président d'Elan, spécialiste de la gestion électronique des documents.
E-mail et facturation électronique
Dans cette optique, la première chose simple à mettre en place est de privilégier l'envoi d'e-mails plutôt que de fax ou de courriers. « Il y a aussi la facture électronique qui commence à émerger dans les entreprises. Quand vous publiez une facture sous un logiciel de facturation, au lieu de l'imprimer, de le mettre sous pli, d'affranchir et de l'envoyer par courrier, vous pouvez l'envoyer soit par e-mail avec une signature certifiée, soit déposer cette facture dans un portail web sur le cloud où le client, l'utilisateur final, va pouvoir la récupérer. Le système génère ensuite un e-mail au client avec un lien pour qu'il puisse récupérer sa facture », détaille Benjamin Claus de Kyocera Document Solutions. Économie de papier, d'affranchissement, de mise sous pli... « Une facture coûte en moyenne 1,40 ? à l'entreprise qui l'émet. Avec le numérique, on atteint des réductions de l'ordre de 20 à 25 % », précise Benjamin Claus.
Numériser les documents entrants
Pour les documents entrants dans l'entreprise (factures fournisseurs, courriers, etc.), là aussi il est possible de passer du papier au numérique. « Il ne faut pas hésiter à numériser les documents papiers qui arrivent dans l'entreprise pour les faire circuler. Cela évite les impressions multiples. On peut le faire via des copieurs, mais aussi mettre en place des scanners de proximité ou de production dédiés à des services où il y a des masses de documents à dématérialiser », précise Benjamin Claus. L'intérêt de la numérisation c'est de pouvoir faire circuler le document de manière plus fluide sans avoir recours à l'impression. « Très souvent, on imprime pour lire, annoter, remplir. Ces fonctions, on peut aujourd'hui les remplacer par des outils qui permettent d'annoter à l'écran et d'envoyer ensuite le document via outlook aux personnes concernées ou à l'ensemble des participants d'une réunion. Cela permet d'éviter des impressions démultipliéess », conclut Sofia Domingues, directrice marketing chez Xerox.
